apuntes museologia

Técnicas documentales
aplicadas en Museología
CARMEN RAMOS FAJARDO

Universidad Complutense de Granada

Al igual que cualquier sistema de información, los museos necesitan de unos
procesos que controlen, agilicen y difundan el contenido que cobijan. El propósito de este
artículo es verificar el estado en que se encuentra el empleo de las técnicas documentales
en nuestros museos,utilizándose para ello el método descriptivo que propone Whitney1,
en el cual el hallazgo de hechos va seguido de una interpretación de los mismos. Nos
apoyamos en relaciones de tiempo (=actual), espacio (=España), y elementos (=museos,
técnicas documentales), todas ellas basadas en la observación de hechos reales, lo que nos
ha permitido obtener datos certeros y comprobables, así como resultadosconsistentes.
Se determina el tratamiento analítico que reciben los objetos en los museos, los
instrumentos técnico-científicos que emplean, las normas por las que actualmente se rigen para
poner en práctica las tareas documentales y las aplicaciones que la normalización documental
puede tener en el campo museológico, para concluir exponiendo los diversos aspectos que
influyen negativamente en lastécnicas documentales que emplean los museos.
Tomando como punto de partida el hecho de que los objetos museables son
documentos y que por lo tanto gozan de las mismas características que cualquiera de los
soportes documentales, es por lo que puede aplicarse la expresión “proceso documental” a
las labores/tareas que con ellos y sobre ellos se realizan.

1. El proceso documental en losmuseos
Este proceso está formado por sucesivas fases, a modo de las realizadas en
Bibliotecas o Centros de Documentación/Información, si bien algunas de las subfases que
lo integran se estructuran de manera algo distinta a la tradicional, originando su especial
particularidad. Una fase de Colecta posibilita la entrada al museo de aquellos objetos que
van a formar su fondo. Las modalidades deingreso de las piezas es diversa, si bien dos
son fundamentales, como lo son la Asignación2 y el Depósito. Tras la entrada de fondos, se
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1 WHITNEY, F. L. Elementos de investigación, ed. Barcelona, Omega, 1983, p. 167.
2 Las piezas que entran en un museo por Asignación, pasan a ser fondos estables del mismo;

en este grupo se encuentran las siguientes casuísticas:Adscripción por decomiso; Cambio de adscripción;
Canje; Compra; Dacion; Donación; Expropiación; Herencia; Legados; Por Orden Ministerial; Procedentes de
excavaciones, hallazgos o prospecciones; Premios; Recolección; Usucapion.

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Primer Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación
Técnicas documentales aplicadas en Museología

efectúa un proceso técnico-administrativo, que prepara laspiezas para poder ejercer
sobre ellas las técnicas documentales, y que consiste en el Registro de los fondos de la
colección del museo y la Numeración de cada pieza. Como siguiente fase, se encuentra la de
Tratamiento, que comprende dos operaciones: Análisis y Búsqueda, siendo la más importante
y característica del proceso la de Análisis, que se encarga de analizar las informaciones,
quedirecta o indirectamente, nos ofrecen cada uno de los objetos. Con él, no solo se
tienen a las piezas controladas sino que permite que se consiga uno de los objetivos de las
técnicas documentales, como es facilitar los documentos emanados de este análisis a aquellas
personas que los demandan, obteniéndolos por medio de una Búsqueda en la que se localiza
y recupera la información. En esta fase sepone de manifiesto la eficacia o inutilidad de las
técnicas aplicadas anteriormente. Este ciclo se completa con la Difusión de la información, cumpliéndose de este modo la finalidad última que un sistema de información debe tener: transmitir
y comunicar3.

2. El tratamiento analítico de piezas en los museos
El Análisis que se realiza sobre las piezas, posibilita su control, guarda y...