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REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE NARIÑO

ALCALDÍA MUNICIPAL
ILES - NARIÑO

_________________________________________________________________________
“Unidos por Iles”
ALCALDÍA MUNICIPAL DE ILES
Centro Administrativo Municipal C.A.M Avenida Colombia No. 4-54 Esquina
Telf: 8182160
e-mail: alcaldiadeiles@hotmail.com

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ALCALDÍAMUNICIPAL
ILES - NARIÑO

CONTROL, REVISIÓN Y APROBACIÓN
ELABORACIÓN
EQUIPOS DE ALTO IMPACTO
REVISIÓN

APROBACIÓN

Nombre:
Cargo:
Firma:

CONTROL DE COPIAS:
Dependencia:

Original en:

Responsable:

Firma:

Secretaria de Gobierno

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“Unidos por Iles”
ALCALDÍA MUNICIPAL DE ILES
Centro AdministrativoMunicipal C.A.M Avenida Colombia No. 4-54 Esquina
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ILES - NARIÑO

CONTENIDO
Página
1.
2.
3.
4.
5.
5.1.
5.2
5.3.
6.
6.1.
6.2.
7.
7.1.
7.1.1.
7.1.2.
7.1.3.
7.1.4.
7.1.5.
7.1.6.
7.2.
7.3.
7.4.
8.
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.

PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTOOBJETIVO GENERAL
ALCANCE
MARCO LEGAL
RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDENCIA
COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS.
DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
FORMATOS DE REGISTRO Y CONTROL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL “TRD”
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
ARCHIVO
ARCHIVO DE GESTIÓN
Funciones del archivo de gestión
Organización del archivos de gestión
Documentación a expurgar.Documentos a conservar
Formación de expedientes
Traslado del Archivo de Gestión al Archivo Central
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
CONSULTA DE DOCUMENTOS Y PRÉSTAMOS
COMITÉ DE ARCHIVO
COMPOSICIÓN
PERIODICIDAD DE REUNIONES
FUNCIONES DEL COMITÉ
FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ
TOMA DE DECISIONES
GLOSARIO

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CONTENIDO

ANEXOS
1.
2.
3.

MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS
TÉCNICAS DE IMPRESIÓN
TIPOS DE SOPORTES

FORMATOS
MA F01 - Formato deidentificación de series y subseries documentales
MA F02 - Formato de retención documental “TRD”
MA F03 - Formato único de inventario documental
MA F04 - Planilla de correspondencia mensajería interna
MA F05 - Planilla de mensajería certificada
MA F06 - Planilla control correspondencia devuelta
MA F07 - Planilla control de documentos
MA F08 - Rotulo para identificación de cajas de archivo
MAF09 - Rotulo carpeta de archivo
MA F10 - Rotulo anexos
MA F11 - Testigo de documentos en préstamo
MA F12 - Historia laboral

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1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
La Alcaldía Municipal de Iles, le ha dado la debida importancia a la conservación
de los bienes documentales, convirtiéndose en una herramienta de
instrumentación de las decisiones administrativas, con sus debidos procesos,
garantizando el archivo de la documentación que reciben y generan lasdiferentes
dependencias administrativas, desarrolla la normatividad interna y expide el
“MANUAL DE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO“.
Se espera que la primera versión de éste manual sirva de material de apoyo para
la conservación de los bienes documentales, con su respectiva identificación de
los procesos de recepción, producción, distribución, trámite, organización, consulta
y custodia de la...