Archivistica

NOMBRE: BEATRIZ SEPULVEDA QUICENO
FECHA: 26 DE JINIO DE 2012
ACTIVIDAD: CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
TEMA: SEMANA 4

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos queatraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criteriosestablecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando eldocumento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de lainformación que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Terceraedad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrechacon su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablasde Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente.
Se conservan más o menos cinco años.
Los documentos del archivo centralson de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correctacomprensión de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos.

Tabla de Retención Documental: “La Tabla de...