Archivo de documentos

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural yespontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos deconservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organizaciónrespetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

El documentoelectrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho deque su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico(sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin defacilitar la difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobrela autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción, y la corta esperanza de vidade los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de...