Archivo De Documentos

Archivo de documentos
El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados yrecibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
* El fondo documental, como conjunto de documentosproducidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
* El lugar donde se custodia dicho fondo.
* La institución o servicio responsable de la custodia ytratamiento archivístico del fondo.
La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

Archivo alfabético
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de losnombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; nonecesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espínola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc.

Archivo Alfanumérico
El sistema de archivo alfanumérico es una de las opciones para organizar archivos, ycomo otros métodos, dan al usuario un forma sistemática de guardar y acceder a información crucial, según la Biblioteca del Estado de Texas
Ventajas
Usar un código en un sistema de acceso indirectoacorta los nombres de archivos y aumenta la seguridad de un sistema, debido a que el usuario deberá conocer el código para solicitar archivos, asegura el Manual de Manejo de Registros del condado de WestVirginia.
Ejemplo
Un ejemplo del método de archivo alfanumérico es el sistema de catalogación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, que utiliza sus materiales tanto con letras para...