Archivo permanente

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INTRODUCCIÓN

El archivo permanente es el conjunto de documentos relativos a los antecedentes, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal de los sujetos de fiscalización. Estos documentos son necesarios tanto para las auditorías en curso como para futuras revisiones a la cuenta pública del Gobierno Distrito Federal, ya queofrecen al auditor elementos para realizar el estudio previo de los sujetos de fiscalización, así como para conocer su naturaleza, estructura y características operativas.

La Dirección General de Administración y Sistemas (DGAS) tiene, entre otras atribuciones, la de “coordinar con el Subcontador Mayor y las direcciones generales de auditoría la integración y actualización del archivo permanente delos sujetos de fiscalización que determine el Contador Mayor, asegurar su custodia y facilitar su consulta y reproducción”. Con objeto de cumplir esa atribución, la DGAS ha elaborado los presentes lineamientos.

OBJETIVO
Establecer los lineamientos que deberán observar las unidades administrativas de auditoría (UAA) en la integración del archivo permanente.

ALCANCE
Estos lineamientos sonde observancia obligatoria para los servidores públicos de las UAA, de la Oficina del Subcontador Mayor (OSCM) y, en específico, para los de la Dirección de Información Pública (DIP) que intervienen en la integración, actualización, registro y clasificación del archivo permanente de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF). Para su consulta, estedocumento permanecerá a disposición del personal de la Contaduría en la Unidad de Documentación e Información (UDI), así como en la Intranet, sección Normatividad.

MARCO LEGAL
Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, artículo 14, fracciones XV y XXIII. Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa delDistrito Federal, artículo 5o., fracción II, inciso c); 6o., fracción II; 12, fracción XVIII; y 19, fracciones, XIII y XV

LINEAMIENTOS
1. El archivo permanente es propiedad de la CMHALDF, y es información pública con las reservas que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; por consiguiente, las UAA que integren el archivo permanente deberánrealizar la preclasificación por rubros de los documentos que lo constituyen.

2. Las UAA proporcionarán la documentación que se requiera para integrar y actualizar el archivo permanente, para ello tomarán como base la que se establece en el numeral 16 de este apartado.

3. La DGAS, por conducto de la DIP, coordinará con el Subcontador Mayor y las UAA la integración y actualización del archivopermanente; la DIP será la responsable de custodiarlo y de facilitar su consulta y reproducción.

4. El archivo permanente se integrará a partir de la fase de planeación de la auditoría, cuando se obtenga información general sobre el sujeto fiscalizado, y se actualizará con la información que resulte de otras revisiones o del seguimiento de las recomendaciones.

5. Las UAA integrarán yactualizarán la información de los archivos permanentes en carpetas blancas tamaño carta, de dos pulgadas de grosor, con tres arillos y utilizarán separadores para dividir la documentación de cada apartado. En la medida de lo posible, las UAA entregarán también esta información en medios magnéticos (discos compactos u otro medio disponible).

6. En caso de que dos o más UAA auditen al mismo sujetofiscalizado, se tomarán como base los archivos que integren la Dirección General de Auditoría al Sector Central (DGASC) y la Dirección General de Auditoría a Entidades Públicas y Órganos Autónomos (DGAEPOA). Éstos podrán complementarse o actualizarse con la documentación que la DGAS, por conducto de la DIP, seleccione de las otras UAA, previa revisión y validación de la DGAEPOA o de la DGASC, según...
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