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ARCHIVO

ANGIE YULIETH VARGAS TAPIERO

INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADOS CORAZONES
EXPLORACION EMPRESARIAL
8-C
FLORENCIA
3-07-2010

ARCHIVO

ANGIE YULIETH VARGAS TAPIERO

INSTITUCIONEDUCATIVA SAGRADOS CORAZONES
EXPLORACION EMPRESARIAL
8-C
FLORENCIA
3-07-2010
CONCEPTO DE ARCHIVO

Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante elejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a lainstitución.

FUNCIONES DE ARCHIVO

a. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b. Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c. Asegurar la máxima rapidez en lalocalización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
d. Evitar repeticiones innecesarias
e. Registrar datos útiles
f. Unificar los criterios.


OBJETIVOSDE ARCHIVO

a) Archivar, localizar, y consultar en forma rápida, rápida y segura.
b) Conservar las fuentes históricas, haciendo la sección con base en normas bien estudiadas y cumpliendo lalegislación pertinente, para realizar una política racional de eliminación.
c) Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, conservación, clasificación, restauración, consulta y control delos documentos.
d) Acelerar su guarda, controlar su atención y disponer de ellos inmediatamente para su consulta.
e) Centralizar o descentralizar la correspondencia; de acuerdo con sucarácter general o particular.
f) Entrenar y actualizar al personal dedicado a estas labores, para que funcione técnicamente y perduren los sistemas implantados.
g) Registrar datos útiles y depuradospara que sirvan a los ejecutivos en la toma de decisiones.
h) Evitar las repeticiones innecesarias y, de esta manera, disminuir, la duplicidad del trabajo y su costo, economizar espacio y...
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