Archivo

VOCABULARIO ARCHIVISTA
A

* ACTA DE TRANSFERENCIA
Escrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos.

* ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites que permiten desarrollar las funciones de lasinstituciones para lo cual fueron creadas. Proceso de trabajo institucional respaldado de acuerdo a la teoría administrativa en diversas fases que incluyen la planeación, la organización, el control y la evaluación de las actividades que tiene lugar a lo largo de dicho proceso.

* ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

* ARCHIVÍSTICA
Ciencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos que ahí seconservan.

* ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:
* Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razónde su valor archivístico.
* La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.
* Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.
* Unidad degestión documental.
* Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.
* ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia.

* ARCHIVO DE TRÁMITE
Es aquel queresguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.

* ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

* ASUNTO
Contenido específico de los documentos dearchivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.

* ARCHIVISTA
Es la persona encargada del archivo que trabajadentro de éstos o los custodia. En España se le conoce como archivero, acepción que en México se refiere al contenedor donde se guardan los documentos.
B

* BAJA DOCUMENTAL
Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico.

C

* CATÁLOGO
Es un instrumento que permiteconocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográfica son:
1) número progresivo de la ficha
2) cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de...