Archivo

SERVICIOS DE ARCHIVO

http://www.carmenmarin.com

Es un placer para mi poner al servicio de los usuarios de este blog el conocimiento y profesionalismo para la organización de su Información, contenida en todo tipo de formatos.

Generalmente las instituciones y/o empresas invierten grandes sumas de dinero en la instalación de sistemas de alta tecnología con bases de datos incorporada ydigitalización de documentos para controlar la información que a diario generan. Eso estaría bien si dicha institución tuviese organizada su documentación, archivos y flujo de información de manera correcta. Esto implica saber con certeza: que documentos posee, vigencia legal administrativa y que información desea la institución que se introduzca en el nuevo sistema.

Lamentablemente, losarchivos son vistos como depósitos de papeles sin orden alguno y acompañados de cualquier tipo de objetos, en precarias condiciones medioambientales, ocupando espacios innecesarios, con documentos que pueden eliminarse; o en el menor de los casos, existe el archivo pero sin criterios archivísticos, tales como: Clasificación, ordenación, selección, depuración, descripción, entre otros.

Así mismo, lamayoría de las empresas que ofertan la automatización de la información, no toman en cuentan a profesionales de Archivo que posean el conocimiento indispensable para organizar la documentación tanto administrativa como histórica de la empresa que solicita dichos servicios, contratando personal a destajo para seleccionar o eliminar información sin ningún criterio profesional.

Es por ello que seexplica la necesidad perentoria de organización que tienen los documentos que se generan a través de los procedimientos administrativos realizados diariamente. La aplicación de criterios archivísticos profesionales facilitaría el flujo rápido de la información, incidiendo positivamente en la toma de decisiones al reducir el tiempo de búsqueda para obtener información precisa, delimitando lasresponsabilidades en cuanto al manejo y uso del material documental al establecer la normativa correspondiente para la seguridad y confidencialidad de la información.

Los Servicios que ofrezco y que a continuación se describen tienen que ver no solo con material documental como el papel o los formatos tradicionales, sino que son aplicables también a soportes como la documentación electrónica,CD-ROM, entre otros, generados por los cambios tecnológicos.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
VALORACIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SELECCION DOCUMENTAL
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
ESTUDIO DE ESPACIO FÍSICO
MEDIDAS DE SEGURIDAD
ORGANIZACIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOSREFERIDOS AL PAGO DE IMPUESTOS

DIAGNÓSTICO

El diagnóstico permite obtener una visión integral de la situación actual de la documentación y los archivos en la institución u/o empresa, por lo que se le da una importancia fundamental dentro del proceso de organización de los archivos.

Se realizarán los siguientes pasos:

1.- OBSERVACION

Se realizará una observación pormenorizada,participante e interactiva de los procesos que se ejecutan en el desarrollo referido a las actividades archivísticas y al personal relacionado directamente con el archivo a diagnosticar, aplicando una observación estructurada en la cual se emplearan procedimientos formales en la recopilación de los datos.

INSTRUMENTOS PARA REALIZAR LA OBSERVACION

1. Guía de observación: Ficha de trabajo con loselementos necesarios para recopilar la información observada

2. Cuaderno de notas: Cuaderno en el que se anotarán los aspectos de importancia según lo establecido en la guía, así como referencias, expresiones, opiniones etc. que sean de interés

3. Diario de campo: Diario con la información registrada en la guía de observación y el cuaderno de campo.

4. Mapas, o planos: Se utilizarán...