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FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1. Identificar la necesidad: El funcionario que identifica la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento informa por medio del formatoFO-GD-01 “Solicitud de Creación o Cambio de Documentos”, al Líder del Proceso sustentando el motivo del cambio.
Funcionarios de la Administración Municipal
FO-GD-01
Solicitud de Creación o Cambio deDocumentos

2. Analizar la viabilidad: El líder del proceso con el Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión de Calidad, determinan la viabilidad para la creación, modificación oeliminación de un documento teniendo en cuenta los siguientes aspectos: competencia de la Alcaldía, relación con el proceso,cumplimiento de normas legales, pertinencia técnica, oportunidades de mejora.Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión de Calidad

No aplica

3. Es viable el documento?: De ser viable la necesidad se continua con la actividad 4, de lo contrario se informa con elFO-GD-01 al funcionario que realizó la solicitud y finaliza el procedimiento.
Líder del Proceso
FO-GD-01
Solicitud de Creación o Cambio de Documentos

4. Elaborar o modificar el documento: El Comitéde Coordinación de Control Interno y Gestión de Calidad elabora la propuesta del documento teniendo en cuenta lo establecido en este procedimiento.
Comité de Coordinación de Control Interno yGestión de Calidad
FO-CIC-02
Acta de Reunión

5. Revisar y aprobar el documento: El líder del proceso evalúa la pertinencia del contenido del documento respecto a las necesidades y expectativas de laAdministración y el SGC, si están de acuerdo lo firman y envían para su archivo y continua con el procedimiento. De lo contrario se devuelve a la actividad 4.

Líder del Proceso

Copiasoriginales de los documentos

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

6. Registro e Ingreso del documento al SGC: El coordinador de calidad recibe las copias originales del documento le coloca...