ARCHIVO

MANUAL DE ARCHIVO DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL
AUTONOMA DE MÉXICO

MÉXICO 2004

DR. JUAN RAMÓN DE LA FUENTE
RECTOR
LIC. ENRIQUE DEL VAL BLANCO
SECRETARIO GENERAL
MTRO. JOSÉ ANTONIO VELA CAPDEVILA
SECRETARIO DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD
MTRO. JORGE ISLAS LÓPEZ
ABOGADO GENERAL
LIC. IGNACIO MEDINA BELLMUNT
DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS GENERALES
LIC. RAÚL ORTÍZ MEDINA
COORDINADOR DESERVICIOS
MTRO. JOSÉ AGUSTÍN HERNÁNDEZ IBARRA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL

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DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL

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Primera edición: 1982
Segunda edición: 2004
Dr © 1982, Universidad Nacional Autónoma de México
Ciudad Universitaria 04510, México, D. F.
Impreso y hecho en México

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INDICE

p
Introducción

6Antecedentes

7

Objetivos

8

Funciones

9

Políticas generales para organizar la documentación

10

Glosario de términos

11

Métodos de Archivo

13

Alfabético

13

Numérico

16

Por asunto

19

Clasificación decimal

20

Tabla de determinantes de oficina

27

Tablas principales:
Clases

32

Divisiones

33

Secciones y Subsecciones

35

5INTRODUCCIÓN
Con el fin de que las dependencias universitarias cuenten con elementos para
organizar un archivo, a continuación se presentan los establecidos en el Archivo
General de la UNAM, por considerar que éstos facilitan el procesamiento de
documentación, localización y consulta.
La recepción, procesamiento, guarda, conservación y recuperación de
documentación son actividades que merecenatención especial por parte de los
responsables de la toma de decisiones; de ahí que el archivo y la actividad
archivística representen una de las tareas más delicadas en las entidades
universitarias.
El presente Manual muestra los procedimientos que frecuentemente son
utilizados para la operación de archivos y no excluye la posibilidad de que las
necesidades y circunstancias propias de cadadependencia impidan su aplicación,
de ahí que adopten sistemas o modalidades que convengan a cada una de ellas.

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ANTECEDENTES
En los últimos años la Universidad ha mostrado un crecimiento considerable en sus actividades. Sus
operaciones y tareas han aumentado en cantidad y complejidad, y éstas han quedado registradas en la
documentación que cada dependencia genera al formalizar de maneraescrita sus actividades.
La repercusión que ha provocado el enorme volumen de información contenida en oficios, cartas,
memorándums, formas, etcétera, que recibe y despacha diariamente cada centro de trabajo, se traduce en un
mayor aprecio del valor de la información que se genera y en el interés creciente de no limitarse a recoger y
registrar sus operaciones, sino conformar verdaderossubsistemas de información que sirvan de apoyo en la
actividad cotidiana y constituyan una memoria insustituible para la toma de decisiones.

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OBJETIVOS
Tener una guía que oriente el trabajo archivístico con el fin de dar seguimiento a la
documentación que se ha de archivar.
Promover la creación de un sistema de archivo en toda la institución.
Mejorar la organización de los archivosuniversitarios.
Homogenizar los procesos y la clasificación de la información.

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FUNCIONES

Organizar el archivo conforme a los principios archivísticos.
Recibir, clasificar, organizar y conservar la documentación.
Integrar y actualizar permanentemente las bases de datos de la documentación.
Conservar la documentación en buen estado.
Definir períodos de guarda de la documentación.Proporcionar el servicio de acceso a la información.
Brindar asesoría archivística a las unidades que lo soliciten.
Garantizar la adecuada integración de los documentos a sus expedientes.
Conducir el trabajo archivístico con base en criterios institucionales para catalogar y conservar la
documentación.

9

POLÍTICAS GENERALES PARA ORGANIZAR LA
DOCUMENTACION
∗

La documentación que va ser...