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VOCAVULARIO ARCHIVISTICO
Actividad de Aprendizaje #2

SECRETARIA:
ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Se entiende gestión documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven yasegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando los principios de organización económica.
DOCUMENTO: Significa cualquier símbolo convencional escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. Cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés parauna determinada materia.
FILATELIA: Es le afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales.
GESTION DE DOCUMENTOS: Es un programa informático utilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.
RADICACION: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajoel cumplimiento de las condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
REGISTRAR: Apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro de un libro o documento.
ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad dondeson denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio de valor primario o de gestión de estos.
LEGAJO: Conjunto de hojas o de documentos.
ORDENACION: Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conformé a secciones o grupos documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.
EXPURGO: Consiste enretirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibidos, copias de nominas, vales de mercancía, contraseña de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registro de correspondencia y llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardo, lista de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales y tarjetas.
SERIE:División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
TIPO DOCUMENTAL: Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámites y que contieneformatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cedulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes depresentación, peritajes, mandamientos, etc.
FRAQUEADORA: Es la maquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.
FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subseción, serie o expediente, atendido a los requerimientos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), puedencorregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero solo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.
OFICINISTA:
EPISTOLAR: Carta misiva que se escribe a alguien ausente.
ESTRUTURA FUNCIONAL: Es el conjunto de funciones armónicas y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.
EXPEDIENTE:...