Archivo

RESOLUCIÓN 0000 DE 2010
(Junio 30)
"Por la cual se crea y reglamenta el Comité de Archivo"
LA GERENTE DEL HOSPITAL DE POLO NUEVO NIVEL 1 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
En uso de sus facultades legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO:
Que el Congreso de la República, expidió la Ley 594 de 2000, denominada LEY GENERAL DE ARCHIVOS, que contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientospara la organización y planeación de archivos al interior de las Entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.
Que el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1.998 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, prevé la creación de Comités de Archivo en las entidades del Estado.
Que es necesario crear y reglamentar al interior del Hospital el Comité de Archivo para que establezca losprocedimientos, planes y proyectos tendientes a la organización, unificación y manejo del archivo de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley General de Archivos.
Que la Ley 594 de 2000 define el Archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un procesos natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de sugestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Que la misma establece que la función archivística comprende un conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que va desde la elaboración del documento hasta su eliminación oconservación permanente.
Que la gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que por lo anterior, se concluye que la función archivística es función administrativa,que debe ser realizada por los servidores públicos en los términos y condiciones establecidas en la Ley General de Archivos.
Que en consecuencia,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN: Crear el Comité de Archivo como un cuerpo colegiado que hará parte integral de la estructura orgánica del Hospital.
ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETO: El Comité de archivo tendrá como objeto principal dar cumplimiento ala Ley General de Archivos, en cuanto a la organización, conservación, uso y manejo de los documentos como parte esencial del archivo de la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. CONFORMACIÓN: El Comité de Archivo del Hospital, estará conformado por los siguientes funcionarios:
1. El Jefe de la División Administrativa o su Delegado, quién lo presidirá.
2. El Jefe de la Oficina Jurídica
3. el Jefe de laOficina de Gestión Pública y autocontrol
4. La Coordinadora de Recursos Físicos
5. El Director de Centro que designe el Gerente del Hospital
ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES: Son funciones del Comité de Archivo las siguientes:
1. Darse su propio reglamento
2. Establecer proyectos, planes, y programas de trabajo al interior del Hospital, acorde con las disposiciones legales sobre la materia y lasnuevas tecnologías, tendiente a la conformación, racionalización, uso, custodia y manejo del archivo del Hospital.
3. Canalizar las diferentes tipologías documentales y determinar sobre sus valores y criterios de retención y descarte.

4. aprobar o improbar la tabla de retención documental para el Comité Departamental de Archivo y presentar las recomendaciones pertinentes.
5. Establecer un programaanual para la transferencia documental al Archivo General de la nación o Distrital según el caso.
6. Estudiar y conceptuar el manual de procedimientos en materia de archivo y correspondencia.
7. Coordinar la ejecución de los diferentes planes y programas archivísticos con el Archivo General de la nación o Distrital, según el caso.
8. Preparar propuestas sobre los asuntos de su competencia,...