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EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS. LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. NORMAS BÁSICAS DE INSTALACIÓN DE DOCUMENTOS.
EL ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Sumario
1. El archivo de documentos
1.1. Para qué archivamos
1.2. El concepto de archivo
1.3. Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos
1.4. El sistema de archivos en las administracionespúblicas
2. Los archivos administrativos
2.1. El Archivo de Oficina
2.1.1. Definición
2.1.2. Documentos a archivar
2.1.3. Tareas en el archivo de oficina
2.1.4. Documentos que ya no son útiles
2.2. El Archivo Central
2.2.1. Definición
2.2.2. Funciones: especial referencia a las transferencias y los préstamos
3. Normas básicas de instalación de documentos
4. El derecho de acceso de laciudadanía a la información contenida en los archivos públicos
5. El documento, el expediente y el archivo electrónico


1. EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1.1. PARA QUÉ ARCHIVAMOS
La Administración produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de documentos, sólo tenemos que pensar en una pequeña unidad administrativa formada por un grupo reducido de empleados, estudiar la actividaddiaria y de esta manera veremos la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan día a día y que al final del año suponen una cantidad de documentación bastante importante que es necesaria controlar, entonces comenzaremos a pensar en archivar como una necesidad.

Además, con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión de los procesosadministrativos, la información se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la actualidad ya se puede hablar de un lado de la organización de los expedientes administrativos en papel y de otro lado de la organización de los documentos electrónicos.
El cuerpo fundamental del texto se refiere a la organización de archivos en soporte papel, siguiendo los parámetrosestablecidos.


ARCHIVAR
Quiere decir organizar documentos. Se trata de guardar o recoger la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin de poder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos guardado o archivado. Además de una estrategia de pura lógica para el funcionamiento de la oficina en la que trabajamos, archivar es una obligación.A continuación se enumeran las razones por los que hay que archivar.
1ª. No podemos dejar de repetir que la Administración se define por excelencia por su carácter de servicio público, que sirve con objetividad al interés general; por esta razón, los ciudadanos en sus relaciones con las administraciones públicas, tienen derecho:
- A conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación delos procedimientos en los que sean interesados, y obtener copias de los documentos contenidos en ellos...
- Al acceso a la información contenida en los archivos y registros según los términos previstos en la Constitución.
Para poder garantizar estos derechos debemos tener los documentos debidamente organizados con el fin de que puedan ser consultados por los ciudadanos.
2ª. La eficacia de lasadministraciones públicas; es decir, una documentación bien organizada, no almacenada simplemente, es un punto de apoyo para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
3ª. La documentación producida por la administración pública forma parte del Patrimonio Documental.
El Patrimonio Documental se define como un bien que se ha elaborado diariamente generación trasgeneración, que es propiedad de todos y que en su contenido testimonia nuestra existencia pasada y presente. Los Archivos tienen la obligación de conservarlo y custodiarlo no sólo para su uso o disfrute por las generaciones actuales, sino para las futuras.
La eliminación de documentos tiene el carácter de procedimiento especial de las administraciones públicas y sólo pueden ser eliminados...