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INFORME CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGE
artículo 4, correspondiente al Acuerdo 42 de 2002


RESPONSABILIDAD DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES EN ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Al respecto debe señalarse que la regla general de responsabilidad sobre los documentos de Archivos de Gestión es que ESTA RECAIGA SOBRE LA OFICINA PRODUCTORA de los mismos entendiendo por tal:

I. La que los elabora ytramita hasta que pierden su vigencia administrativa. (es decir la serie original no sale de la oficina, por ejemplo las Resoluciones de registro, las Actas de los Comités de Junta Directiva de la Camara de Comercio de Cartagena.).
II. La que no los elabora físicamente pero los recibe porque de acuerdo con sus funciones le corresponde su trámite hasta que pierden la vigencia administrativa (porejemplo los informes de gestión originales de todas las dependencias que recibe el presidente de la camara los Proyectos, Convenios, los informes de las oficinas de Planeación, los Contratos en las unidades de contratación).

Entonces, el concepto de producción documental no se restringe a la oficina que físicamente elabora el documento o lo plasma en un soporte específico como el papel sinoque debe considerar además la responsabilidad final del trámite para determinar a cual archivo de oficina debe integrarse. (es muy importante tener claridad del proceso de trámite del expediente puesto que en contadas ocasiones la oficina que realiza el último trámite no necesariamente lo debe integrar a su archivo de oficina, por ejemplo si la Secretaria de Sede notifica de manera personal elcontenido de una Resolución del Presidente a un particular, la Resolución original con el respectivo sello de notificación debe regresar a la serie original en presidencia y no ser guardada por la Secretarla aunque esta fue la que realizó el último trámite).



La principal herramienta para determinar si una oficina es productora o no de ciertas series es su régimen funciones y de competencias,a nivel archivístico y legal además existen clara concordancia en asignar a cada una de las oficinas del sector público la responsabilidad no solo de la producción sino del tramite, organización y conservación de los documentos, ello desarrolla no sólo el PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO DE PROCEDENCIA (el que indica que los archivos deben organizarse respetando la división orgánica y funcional de losorganismos productores) sino el PRINCIPIO ADMINISTRATIVO DE LEGALIDAD (este señala que todas las actuaciones de la administración se presumen amparadas por el régimen jurídico válidamente expedido) derivado directamente del carácter del estado colombiano como social de derecho (Art. 1° y 122° Constitución Nacional).


Delegación funcional. La delegación de funciones es un mecanismo administrativoreglado, ello quiere decir que no es arbitrario (implica que no está sujeto a la voluntad o querer del funcionario y que debe tener un soporte legal) por lo tanto sólo puede aplicar cuando existe una norma que lo permita (ley, acuerdo, etc) que expresamente señale que la oficina o unidad puede delegar tal o cual función, la delegación requiere su formalización a través de un acto administrativo(acuerdo o resolución) por la cual el delegante asigna las funciones al delegatario, por ende lo que se produce es una verdadera modificación (temporal) del régimen funcional de las dos oficinas implicadas.



LAS COMUNICACIONES OFICIALES.

Las agrupaciones documentales denominadas tradicionalmente en las entidades públicas como correspondencia envidada y correspondencia recibida sonarchivísticamente inadecuadas, constituyen costumbres derivadas de la desorganización documental, por ende la organización de los archivos aplicando las Tablas de Retención Documental debe eliminar su utilización progresivamente ya que continuar con su uso puede implicar dos consecuencias negativas:

a) Agrupar en una sola unidad documental cuyo nombre no informa nada para la consulta por ser...