archivo

Unidades generadoras
(dependencias u oficinas del servicio)
Son las instancias administrativas que generan un documento.


Oficina encargada de la tramitación
Es la instancia que valida la recepción y emisión oficial de la
documentación de la institución. Entre sus funciones figura el
control del flujo documental.


Archivos locales o de oficina
Es el conjunto de documentos que seconserva en las oficinas de
la institución. Debieran estar integrados sólo por documentos que
generan un alto nivel de consultas por parte de los funcionarios
que trabajan en la oficina.
Es importante comprender que estos documentos no son
archivos personales, es decir, propiedad de él o los funcionarios
que trabajan en la oficina correspondiente, sino que pertenecen
a la institución y, comotales, deben estar sujetos a la normativa
que la institución establezca respecto de su gestión y control.


Archivo administrativo central del servicio
(para aquellos servicios en que exista)
Es la oficina o unidad que reúne toda la documentación de consulta
de nivel medio y bajo. Entre las funciones que habitualmente se
les asignan administrativamente se encuentra el participar en
laclasificación, valoración y selección de la documentación, así
como realizar su catalogación, instalación, conservación, envío
al archivo histórico y atención de su consulta, entre otras.


Archivo histórico
Conserva para la posteridad los documentos cuya información
resulta esencial para la investigación histórica. En el caso de la
documentación de los servicios y órganos de laadministración
del Estado, el Archivo Nacional, por regla general, es el
depositario final de estos documentos.

Organización documental
Es recomendable que en los diversos órganos y servicios se
designe a un funcionario encargado de la gestión de archivos,
con el fin de mantener organizada la documentación que se
conserva en su propia oficina.
Para lo anterior, existen dos operaciones básicas quepermiten
organizar la documentación: clasificación y ordenación.
» Clasificación:
En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de
tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte
de la estructura de un todo.
En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder
en primera instancia al organigramainstitucional, y en segunda,
al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios,
memorandos, egresos, entre otros.
» Ordenación:
Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los
documentos. Es la acción de reunir los documentos de una serie
documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una
unidad-orden establecida previamente.
Cada serie de documentostendrá su propio criterio de
ordenamiento, según sea su contenido.
Normalmente, los criterios de ordenamiento son de orden
cronológico, alfabético, geográfico y numérico.

Traspaso de documentos
(para aquellas reparticiones que posean un
archivo central)
Para el caso de aquellos organismos que dispongan de un archivo
central distinto del archivo local1, se sugiere que periódicamente
losarchivos locales remitan su documentación a dicho archivo
administrativo central del servicio. La periodicidad del traspaso
variará según el nivel de consulta que tienen los documentos,
definiéndose el correspondiente cronograma. Para aquellas
reparticiones que no tengan definido un procedimiento al respecto,
se recomienda seguir las siguientes pautas generales:
» Documentación administrativa ycontable, se remite al
comienzo del segundo año calendario de haber sido generada.
Por ejemplo, la correspondencia enviada del año 2006 se
traspasa a comienzos del año 2008; la del 2007, a comienzos
del año 2009.
» Documentación técnica2, se remite a partir del segundo
año calendario de haber finalizado la ejecución de los
proyectos. En estos casos, la documentación que forma parte
del...