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¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL?
La administración documental es muy importante en una compañía ya que con este sistema nos permite organizar, controlar y centralizar los documentos.
Con este sistema, se pueden personalizar los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
También se podrá configurar las tareasde los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa, nos permite un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
ASPECTOS LEY 594 DE 2000
Categorización de los archivos públicos
Se clasifican ya sea como:
-Archivo Jurídico del Estado: estos comprenden los archivos generales de la nación, departamentales, municipales y distritales.-Archivos Territoriales: estos comprenden el territorio nacional, conformando también las tribus indígenas
-Archivos según la organización del Estado: estos comprenden las ramas Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Órganos de Control y los Organismos Autónomos.
Administración de archivos
La administración de archivos es:
-Obligatoria ya que el estado debe preservar los archivos de ordenoriginal.
-La administración debe ser responsable con el manejo de los archivos
-La administración deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
-Los documentos de administración publica son propiedad y manejo del estado
Gestión de documentos
Los archivos se clasifican en:
-Archivo de gestión: Su circulación o trámite serealiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
-Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.
-Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
-Para gestionar mejor los documentos las entidades deberán elaborarprogramas para el uso de las nuevas tecnologías
Acceso y consulta de los documentos
-Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado de la Constitución o a la ley.
-Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico, las instituciones suministrarán lainformación contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento.
Salida de documentos, control y vigilancia
-Los archivos administrativos solo podrán salir por motivos legales y el Estado deberá autorizarlo, esto mismo sucede con los documentos históricos.
-El Estado deberá ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de interéscultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
ACUERDO 027 DE 2006
-Los archivos se clasifican según su tipo, su función, según lo emitido por este, cada archivo es muy importante por que va emitido a alguien y con un asunto en especial.
-Los archivos deben tener un espacio para su almacenamiento, deben de ser muy bien cuidados ycada uno debe tener un código, también se debe tener una copia autenticada.
-Los archivos deben estar clasificados según lo que representen para el país y podrán ser vistos por cualquier persona según el estado de este.
-Los archivos deberán ser vigilados por el estado siguiendo un protocolo y tener copias de estos por caso de perdida o destrucción y deberán gestionarse.
-Los archivos cada unotiene un valor como los jurídicos, históricos, primarios, segundarios, etc.
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.
La institución que yo escogí es el Distrito Militar N°1, allí el manejo de documentos es muy importante...