archivo

CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales: el interés empresarial y la normativa legal.
1) Interés empresarial:
La necesidad de guardar la información surge del interés propio de la empresa. Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son fuentes de informaciónnecesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada.
2) Normativa legal:
Según la Ley del Comerciante se estipula: “Los libros y registros de contabilidad deberán ser conservados por cinco años contados a partir de la fecha de la última anotación efectuada en ellos. Durante el mismo lapso se conservaran en forma ordenada los comprobantes, de modo que sea posible su verificación; esteplazo se computara desde la fecha en que hubiera sido extendido”.
¿Dónde se guarda la documentación?. En el ARCHIVO
ARCHIVO
Definición: El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es el lugar donde se conservan todos estos documentos.
Finalidad del archivo.- Dentro de la administración de cualquier empresa, un archivo es una herramientaimprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos.
Los objetivos de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece la Ley.
Objetivos de carácter técnico que hacen referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras, las característicasesenciales que debe tener un archivo para que sea útil.
Clases de archivos
A la hora de realizar una clasificación de los distintos tipos de archivos, podemos realizarla atendiendo a diversas variables. En el siguiente cuadro se recogen los archivos más frecuentes.

SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN:
Archivo centralizado
Archivo localizado en un único departamento.
Economía en espacio,equipamiento Y personal. Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización.
La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.
Archivo descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo.
Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que otrodepartamento no tenga acceso a ellos).
Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.
Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.
SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVOS:
Archivo vertical:  Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas secolocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal:  Los documentos son almacenados en plano, unoencima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
SEGÚN EL SOPORTE
Archivos de documentos: Contiene documentos en general de una organización. Pueden ser físicos como hojas, folletos, carpetas, etc.
Archivos de microfilm: Un microfilm es una película que se usaprincipalmente para fijar en ella, en tamaño reducido, imágenes de impresos, manuscritos, etc. Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida.
Archivos informáticos: Es un conjunto de datos que son almacenados en un...