archivo

PRIMEROS SISTEMAS DE ARCHIVO
GANCHO O ESPIGÓN:
Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Las desventajas que ofrece esta forma dearchivosson:
1. los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.
2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y otro orden que ayude alalocalización de los documentos.
3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona perdida de tiempo.
4. Se necesita perforarlo cuando se coloca y esta perforaciónpuedequedar sobre una palabra de importancia en el documento.


Este sistema de archivo lo usan actualmente las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, peroenforma temporal, ya que después lo pasan a un archivo permanente.



ARCHIVO DE CAJA
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Estesistemaconsiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le correspondeporel apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad. Este archivo es elqueusan las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservarlastarjetas de los lectores.


TABLA DE SHANNON:
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared ylosdocumentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales. También la usan los empleados...