Archivos y documentación

Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a generar documentos, que no surgen por la voluntad del hombre, sino que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad, cumplir con una determinada función. Pero cuando el número de esta documentación comienza a incrementarse, nos enfrentamos ante la interrogante de cómo guardarlos, bajo qué principios, y sobre todo,cómo encontrarlos de una manera rápida y eficiente a la hora de la búsqueda. En este punto de partida, se crea la necesidad de un Archivo, pero, ¿Qué es un Archivo? Un conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, o entidad  pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad.
Importancia de los Archivos.
constituyen Patrimonio,Memoria, Identidad y Conocimiento.
->Los Archivos son Patrimonio: Porque son la constancia, en soportes duraderos, de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad económica, política, social o cultural de un país.
-> Los Archivos son Memoria: es la atribución más común e inmediata ya que la sociedad valora la función de los archivos como elementos que garantizan la posibilidad de promover,o en su caso recuperar la memoria colectiva o histórica
Actualmente, se constata que nos encontramos en tiempos en que lo efímero, de la desmemoria y el olvido, son tendencias en donde el papel de los archivos es importante ya que actúa como un antídoto ante la creciente amnesia que, en realidad actúa como un elemento que divide a la comunidad.
-> Los Archivos son Identidad: la recuperación yfortalecimiento de las identidades, sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el ámbito local, nacional y mundial que avanzan frente a los peligros de homogenización que puede traer el proceso de globalización. Un aporte de la investigación histórica, es dar a conocer sus orígenes personales o de la sociedad donde han desarrollar su vida e interrelaciona de manera casi inseparable losconceptos de memoria e identidad.
-> Los Archivos son Conocimiento, es importante reconocer que los archivos son centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas o en imagen existente en los archivos.Niveles de Archivos.
-> Archivo de Gestión, administrativos  o de Oficina: Es donde se generan los documentos, en los que se guardan con carácter temporal  aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas. Es un archivo vigente, activo. En nuestra legislación se considera que los documentos deben estar en las oficinas por un período de tiempo de hasta 5 años.
-> ArchivoCentral: Es el que recibe, organiza y guarda, por un plazo de hasta 25 años los documentos transferidos  por los Archivos de Gestión, una vez que su consulta haya dejado de ser frecuente; y coordina el funcionamiento de dichos archivos.
-> Archivo Intermedio: Es aquel que se ha de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es esporádicay en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo  histórico. No pueden conservar documentos que superen los 50 años de antigüedad. La legislación cubana no contempla este tipo de archivos.

-> Archivo Histórico: es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio (en el caso de Cuba, desde los Archivos Centrales) la documentación que deba conservarsepermanentemente. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.
Sistema Institucional de Archivo.
El Sistema Institucional de Archivo (SIA) es el sistema que debe existir en cada institución integrado por todos los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la misma, que debe funcionar como un todo único, en estrecha relación, para que se garantice el...