Documentacion y archivo

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COLEGIO DE CIENCIAS Y HUMANIDADES 
DIRECCIÓN GENERAL  
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO 

TALLER DE CAPACITACIÓN EN 
EL MANEJO DE ARCHIVOS 
CUADERNO  DE TRABAJO 

LIC. GLORIA CARREÑO 
LIC. DAVID PLACENCIA BOGARIN 

CIUDAD UNIVERSITARIA, MÉXICO, 2004



ÍNDICE 

I. Archivo. 
1.1 Definición. 
1.2 Tipos de Archivo. 

II. Ad ministración de Documentos. 2.1 Desarrollo. 
2.2 La  Administración Pública y los Documentos. 

III. Ciclo Vital. 
3.1 Concepto. 
3.2 Fases. 

IV. Clasificación. 
4.1 Definición. 
4.2 Métodos Directos o Formales. 
4.3 Métodos Indirectos o Informales. 

V. Instrumentos Descriptivos. 
5.1 Guía. 
5.2 Inventario. 
5.3 Catálogo 
5.4 Índice



VI. Valoración Documental. 
6.1 Conceptos. 
6.2 Valores del Documento. 6.3 Expurgo y Depuración. 

VII. Transferencia. 
7.1 Concepto. 
7.2 Transferencia Primaria. 
7.3 Transferencia Secundaria.



I. ARCHIVO 

1.1 Definición. 

Proviene  del  latín  Archivum  que  significa  lugar  en  que  se  conservan  con 
separación y seguridad documentos. 

Existen varias definiciones de archivo pero todas coinciden en que archivo es: 
a) Un conjunto de documentos. 

b) 

Un  conjunto  de  documentos  debida mente  ordenados  para  su  fácil 

consulta 
c) 

Lugar destinado a  guardar documentos. 

El concepto de  archivo es  muy  variable en  diversos autores, aunque  la esencia 
y objetivo sea el mis mo. 

ARCHIVO 

1.­  Conjunto  de  documentos  sean  cuales  sean  su  fecha,  su  forma  y  su  soporte 
material,  producidos  o recibidos  por  toda  persona  física  o  moral  y  por  todo 
servicio  y  organis mo  público  o  privado  en  ejercicio  de  su  actividad  y  son 
conservados  por  sus  creadores  o  por  sus  sucesores  para  sus  propias 
necesidades;  trasmitidos  a  la  institución  de  archivos  competente  en  razón  de 
su valor archivístico. 

2.­  Institución  responsable  de  la  acogida,  tratamiento,  inventariado, 
conservación y servicios de los documentos.



3.­  Edificio  o  parte  de  edificio  donde  los  documentos  son  conservados  y 
servidos. 

DICCIONARIO DEL CONSEJO INTERNANCIONAL DE ARCHIVOS. 

ARCHIVO 
Uno  o  más  conjunto  de  documentos  sea  cual  fuere  su  fecha,  su  forma  y  soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o 
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para 
servir  como  testi monio  e  información  para  la  persona  o  institución  que  lo  produce 
para  los  ciudadanos  o  para  servir  de  fuente  de  historia.  (Antonia  Heredia 

Herrera, Archivística General) 

ARCHIVO 

Conjunto  orgánico  de  documentos  producidos  y/o  recibidos  de  sus funciones 
por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. 

Lugar  donde  se  conservan  y  consultan  los  conjuntos  de  documentos.(MARÍA 
LUISA  CONDE  VILLAVERDE.  Manual  de  tratamiento  de  archivos 
administrativos). 

ARCHIVO 

Lugar donde se custodian documentos públicos o particulares.



Es  el  conjunto  de  documentos  que  han  sido  producidos  por entidades  públicas 
o  privadas,  reunidos  en  un  determinado  lugar  con  fines  de  conservación  y 
ordenación científica, consulta y utilización. (T. SCHELLENBERG) 

IMPORTANCIA 

Un  archivo  no  tiene  la  validez  que  debe  tener,  si  no  puede  co mprobar  lo  que 
hace  una  institución  o  empresa,  y  esto  se  conoce  por  su  documentación,  que 
comprueba  su  existencia, su  historia  y  sus  actividades,  la  falta  de  un  archivo, 
priva  a  cualquier  entidad  del  reconocimiento  que  ésta  pueda  tener  ante  una 
institución pública y ante la sociedad en general. 

Podemos  así  decir  que  la  finalidad  o  importancia  del  archivo  no  es  otra  que  el 
servicio  a  la  sociedad,  materializado  en  el  ofrecimiento  de  la ...
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