Documentacion y archivo

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COLEGIO DE CIENCIAS Y HUMANIDADES 
DIRECCIÓN GENERAL  
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO 

TALLER DE CAPACITACIÓN EN 
EL MANEJO DE ARCHIVOS 
CUADERNO  DE TRABAJO 

LIC. GLORIA CARREÑO 
LIC. DAVID PLACENCIA BOGARIN 

CIUDAD UNIVERSITARIA, MÉXICO, 2004

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ÍNDICE 

I. Archivo. 
1.1 Definición. 
1.2 Tipos de Archivo. 

II. Ad ministración de Documentos. 2.1 Desarrollo. 
2.2 La  Administración Pública y los Documentos. 

III. Ciclo Vital. 
3.1 Concepto. 
3.2 Fases. 

IV. Clasificación. 
4.1 Definición. 
4.2 Métodos Directos o Formales. 
4.3 Métodos Indirectos o Informales. 

V. Instrumentos Descriptivos. 
5.1 Guía. 
5.2 Inventario. 
5.3 Catálogo 
5.4 Índice

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VI. Valoración Documental. 
6.1 Conceptos. 
6.2 Valores del Documento. 6.3 Expurgo y Depuración. 

VII. Transferencia. 
7.1 Concepto. 
7.2 Transferencia Primaria. 
7.3 Transferencia Secundaria.

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I. ARCHIVO 

1.1 Definición. 

Proviene  del  latín  Archivum  que  significa  lugar  en  que  se  conservan  con 
separación y seguridad documentos. 

Existen varias definiciones de archivo pero todas coinciden en que archivo es: 
a) Un conjunto de documentos. 

b) 

Un  conjunto  de  documentos  debida mente  ordenados  para  su  fácil 

consulta 
c) 

Lugar destinado a  guardar documentos. 

El concepto de  archivo es  muy  variable en  diversos autores, aunque  la esencia 
y objetivo sea el mis mo. 

ARCHIVO 

1.­  Conjunto  de  documentos  sean  cuales  sean  su  fecha,  su  forma  y  su  soporte 
material,  producidos  o recibidos  por  toda  persona  física  o  moral  y  por  todo 
servicio  y  organis mo  público  o  privado  en  ejercicio  de  su  actividad  y  son 
conservados  por  sus  creadores  o  por  sus  sucesores  para  sus  propias 
necesidades;  trasmitidos  a  la  institución  de  archivos  competente  en  razón  de 
su valor archivístico. 

2.­  Institución  responsable  de  la  acogida,  tratamiento,  inventariado, 
conservación y servicios de los documentos.

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3.­  Edificio  o  parte  de  edificio  donde  los  documentos  son  conservados  y 
servidos. 

DICCIONARIO DEL CONSEJO INTERNANCIONAL DE ARCHIVOS. 

ARCHIVO 
Uno  o  más  conjunto  de  documentos  sea  cual  fuere  su  fecha,  su  forma  y  soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o 
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para 
servir  como  testi monio  e  información  para  la  persona  o  institución  que  lo  produce 
para  los  ciudadanos  o  para  servir  de  fuente  de  historia.  (Antonia  Heredia 

Herrera, Archivística General) 

ARCHIVO 

Conjunto  orgánico  de  documentos  producidos  y/o  recibidos  de  sus funciones 
por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. 

Lugar  donde  se  conservan  y  consultan  los  conjuntos  de  documentos.(MARÍA 
LUISA  CONDE  VILLAVERDE.  Manual  de  tratamiento  de  archivos 
administrativos). 

ARCHIVO 

Lugar donde se custodian documentos públicos o particulares.

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Es  el  conjunto  de  documentos  que  han  sido  producidos  por entidades  públicas 
o  privadas,  reunidos  en  un  determinado  lugar  con  fines  de  conservación  y 
ordenación científica, consulta y utilización. (T. SCHELLENBERG) 

IMPORTANCIA 

Un  archivo  no  tiene  la  validez  que  debe  tener,  si  no  puede  co mprobar  lo  que 
hace  una  institución  o  empresa,  y  esto  se  conoce  por  su  documentación,  que 
comprueba  su  existencia, su  historia  y  sus  actividades,  la  falta  de  un  archivo, 
priva  a  cualquier  entidad  del  reconocimiento  que  ésta  pueda  tener  ante  una 
institución pública y ante la sociedad en general. 

Podemos  así  decir  que  la  finalidad  o  importancia  del  archivo  no  es  otra  que  el 
servicio  a  la  sociedad,  materializado  en  el  ofrecimiento  de  la ...