Archivos Y Documentos
Páginas: 30 (7346 palabras)
Publicado: 22 de noviembre de 2012
INTRODUCCIÓN
El objetivo principal de cualquier archivo institucional es disponer la documentación organizada, de tal forma que se localice y recupere para el uso de la administración, en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma dedecisiones. Pasada su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
El Archivo General de la Nación, AGN, como ente encargado de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, ha ordenado la organización de los archivos de gestión y delos fondos acumulados en las entidades del Estado en sus diferentes niveles, al igual que los de las empresas privadas que cumplen funciones públicas.
Este Manual describe los principios básicos, la metodología y los procedimientos archivísticos e institucionales que adopta el Instituto de Seguros Sociales, ISS, tanto para el Nivel Nacional, como para cada una de las Seccionales, en cumplimientode la normatividad expedida por el AGN, para organizar idóneamente los archivos de gestión del Instituto. En otras palabras, este es un documento de política organizacional del ISS, con el que se muestran los parámetros bajo los cuales se deben aplicar las Tablas de Retención Documental, TRD, elaboradas por Informática Documental Ltda., en virtud del Contrato de Prestación de Servicios 777 –2005, las cuales fueron aprobadas por el AGN, mediante el Acuerdo 006 de 2007, y que están institucionalizadas por medio de la Resolución 4003 del 27 de julio de 2007, con la que se promulga la adopción e implementación de las TRD en el ISS.
El Manual en primera instancia contiene la conceptualización y la descripción de las Tablas de Retención Documental, la utilidad que tienen para el ISS, lasbases jurídicas que le dan sustento legal, además de indicar la metodología empleada en su proceso de elaboración. Luego explica minuciosamente la forma, como desde la determinada hora cero, se deben concebir y organizar los archivos de gestión de cada una de las dependencias, tanto del Nivel Nacional, como de cada una de las Seccionales, siempre considerando lo indicado por el AGN en su Guíapara la Implementación de un Programa de Gestión Documental, sin olvidar las responsabilidades, deberes y derechos que le competen a los funcionarios públicos, según lo consagrado en la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, por lo que la aplicación de la Tabla de Retención Documental es responsabilidad y de estricto cumplimiento para cada uno de los funcionarios del ISS.
Capítulo 1OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL
Institucionalizar y normalizar de forma sistemática en cada una de las dependencias del Nivel Nacional y de las Seccionales, del Instituto de Seguros Sociales, el proceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD, como un componente estratégico del Programa de Gestión Documental del Instituto.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS• Socializar el proceso que adelantó el Instituto de Seguros Sociales para elaborar las Tablas de Retención Documental, TRD, y para lograr la respectiva aprobación por parte del Archivo General de la Nación.
• Mostrar la metodología para que cada dependencia del ISS organice los Archivos de Gestión aplicando las TRD.
• Organizar una serie documental como modelo para laorganización de los archivos de gestión.
• Señalar el proceso archivístico que cada dependencia debe seguir con el fin de realizar las transferencias documentales primarias.
Capítulo 2
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA - MARCO JURÍDICO
DEFINICIÓN DE LAS TRD
Las Tablas de Retención Documental, TRD, según la definición dada por el AGN, son un listado de series, con sus...
El objetivo principal de cualquier archivo institucional es disponer la documentación organizada, de tal forma que se localice y recupere para el uso de la administración, en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma dedecisiones. Pasada su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
El Archivo General de la Nación, AGN, como ente encargado de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, ha ordenado la organización de los archivos de gestión y delos fondos acumulados en las entidades del Estado en sus diferentes niveles, al igual que los de las empresas privadas que cumplen funciones públicas.
Este Manual describe los principios básicos, la metodología y los procedimientos archivísticos e institucionales que adopta el Instituto de Seguros Sociales, ISS, tanto para el Nivel Nacional, como para cada una de las Seccionales, en cumplimientode la normatividad expedida por el AGN, para organizar idóneamente los archivos de gestión del Instituto. En otras palabras, este es un documento de política organizacional del ISS, con el que se muestran los parámetros bajo los cuales se deben aplicar las Tablas de Retención Documental, TRD, elaboradas por Informática Documental Ltda., en virtud del Contrato de Prestación de Servicios 777 –2005, las cuales fueron aprobadas por el AGN, mediante el Acuerdo 006 de 2007, y que están institucionalizadas por medio de la Resolución 4003 del 27 de julio de 2007, con la que se promulga la adopción e implementación de las TRD en el ISS.
El Manual en primera instancia contiene la conceptualización y la descripción de las Tablas de Retención Documental, la utilidad que tienen para el ISS, lasbases jurídicas que le dan sustento legal, además de indicar la metodología empleada en su proceso de elaboración. Luego explica minuciosamente la forma, como desde la determinada hora cero, se deben concebir y organizar los archivos de gestión de cada una de las dependencias, tanto del Nivel Nacional, como de cada una de las Seccionales, siempre considerando lo indicado por el AGN en su Guíapara la Implementación de un Programa de Gestión Documental, sin olvidar las responsabilidades, deberes y derechos que le competen a los funcionarios públicos, según lo consagrado en la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, por lo que la aplicación de la Tabla de Retención Documental es responsabilidad y de estricto cumplimiento para cada uno de los funcionarios del ISS.
Capítulo 1OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL
Institucionalizar y normalizar de forma sistemática en cada una de las dependencias del Nivel Nacional y de las Seccionales, del Instituto de Seguros Sociales, el proceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD, como un componente estratégico del Programa de Gestión Documental del Instituto.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS• Socializar el proceso que adelantó el Instituto de Seguros Sociales para elaborar las Tablas de Retención Documental, TRD, y para lograr la respectiva aprobación por parte del Archivo General de la Nación.
• Mostrar la metodología para que cada dependencia del ISS organice los Archivos de Gestión aplicando las TRD.
• Organizar una serie documental como modelo para laorganización de los archivos de gestión.
• Señalar el proceso archivístico que cada dependencia debe seguir con el fin de realizar las transferencias documentales primarias.
Capítulo 2
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA - MARCO JURÍDICO
DEFINICIÓN DE LAS TRD
Las Tablas de Retención Documental, TRD, según la definición dada por el AGN, son un listado de series, con sus...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.