Auditoria Administrativa

TEMA 6

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS.

6.1 Relaciones de la función de compras y abastecimientos con la organización.

Es la interacción en mayor medida con las áreas a las que les va a proporcionar el servicio de compras de:
* Materia prima.
* Productos para comercializar.

No se debe omitir la interacción con los proveedores.
Áreas con lascuales se relaciona el departamento de compras:
* Contabilidad
* Ingeniería
* Operaciones
* Ventas
* Almacén
* Proveedores

Por eso las compras deben de apoyarse en el concepto de sistema y desarrollar un sistema de información.

Esto permite manejar en forma más eficiente la información para una adecuada toma de decisiones.

Sistema: Conjunto de elementos ordenados quese interrelaciones entre sí.

Ordenado de alguna manera en el proceso para crear un resultado (producto o servicio) y este está envuelto en un medio ambiente.

Representación gráfica de un sistema:

INSUMOS
PROCESO
RESULTADO

RETROALIMENTACION
MEDIO AMBIENTE

Proceso:

INFORMACION DE
LOS PROVEEDORES
ÁREA FÍSICA
SOLICITAR
COTIZACIONES
ANÁLISIS
EVALUACION Y
SELECCIÓN DELPROVEEDOR

¿Qué se obtiene como resultado?

RECEPCIÓN
DE
MATERIALES
QUE SE HAN
COMPRADO
EL COMPRADOR TIENE QUE CONTAR CON UN
STOCK DE INVENTARIOS.

EXISTENCIA O RESERVA DE
ALGUNA COSA DISPONIBLE
PARA UN USO FUTURO

¿Cuál es el medio ambiente?

INFLACIÓN
ALZA DEL DOLAR
PROBLEMAS
SINDICALES
DESASTRES
NATURALES
CONDICIONES DE AMISTAD

6.2 Control de calidad de las compras.La calidad es el conjunto de atributos que le confieren a un bien o servicio.

La capacidad de satisfacer necesidades implícita y explicitas que el consumidor está dispuesto a pagar por ello.

Un consumidor debe saber:
Si el artículo es:
* Bueno
* Mejor
* Y el de mayor precio

No significan que tenga la calidad requerida a menos que logre la cosa deseada y en la formanecesaria.

Por eso los requerimientos de ejecución así como las especificaciones de los materiales deben escribirse en todas las órdenes de compra o acuerdos de compras.

Pero esto desde el punto de vista práctico es muy complicado, consume mucho tiempo y en consecuencia es costoso para la organización.

Especificación de la calidad.
Parte necesaria de cada transacción de compras, por lo que ala orden de compra se debe de adjuntar una hoja de especificaciones que facilite la comprensión de los requerimientos.

Las especificaciones pueden ser expresadas en:
* Tamaño
* Peso
* Color
* Clase
* Trabajo
* O cualquier otro termino necesario

Programa efectivo de control de calidad.
* Calidad
* Costo más bajo posible
* Responsabilidad
*Delimitación de las responsabilidades

Responsabilidades en el departamento de compras.
La CALIDAD es la responsabilidad primordial en el departamento, independientemente de donde se originen las especificaciones de calidad.

El trabajo del comprador no se termina con el establecimiento de una orden de compra.

Hay mucha responsabilidad en la organización ya que existen varios departamentos yactividades donde la responsabilidad primordial de la especificación de calidad de los materiales comprados puede ser establecida.

El departamento de compras debe:
* Saber qué es lo que se quiere y pasar la información a los proveedores.
* Cerciorarse de que el vendedor ejecute de acuerdo con las especificaciones de calidad de la compra.
* Tomar las medidas necesarias para proteger a laorganización contra perdida financiera por materiales y partes que no logran especificaciones de compra.

Responsabilidad del departamento de producción.
Establece o coopera en el desarrollo de la especificación de la compra especialmente en el caso de equipo de capital requerido para producción y las instalaciones usadas o bajo el control de producción de un departamento de operación....