Auditoria Operacional En Compras Y Abastecimientos

AUDITORIA OPERACIONAL EN COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
Por Dr. Rafael Regalado Hernández
Partiendo de que la Auditoria Operacional es la revisión de aquellas operaciones de la empresa, que con el fin de determinar su eficacia y eficiencia involucra el análisis, estudio y síntesis de las actividades derivadas de la utilización de los elementos humanos, materiales y técnicos aplicados a un áreaespecífica de la empresa, el tema específico de este trabajo es:
COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
La función de compras se conceptúa como la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) queson necesarios para alcanzar sus objetivos.
Por abastecimiento entendemos el conjunto de actividades cuyo objetivo es proveer a todas las áreas de la empresa relacionada con materia prima y partes, componentes, subproductos y productos terminados tales como producción, ventas y servicio de cantidad y calidad adecuada de estos materiales en el momento preciso al mejor costo posible.
Ladiferencia sustancial entre ambos consiste en que Compras adquiere de terceras personas los materiales y que Abastecimientos se provee también de la propia empresa a través de sus departamentos productivos y de servicio e involucra, asimismo, a la función de Compras.
Para que se lleven a cabo estas funciones, las empresas suelen organizarse de muy variadas formas:
Una de ellas es la siguiente:PROGRAMA DE AUDITORÍA
Para Llevar a cabo la auditoría de Compras y abastecimientos esnecesario , como en cualquier otro tipo de auditoría, preparar un programa. Este programa podrá contener cuando menos lo siguiente:
1. Causa de la revisión,
2. Alcance en la organización,
3. Cuestionarios y entrevistas,
4. Personal necesario y sus características técnicas,
5. Tiempo estimado,
6. Secuencia de la auditoría,
7. Procedimientos,
8. Informe y sugerencias.
En el punto No.1 –Causas de la revisión, deberemos precisar qué es lo que motiva la auditoría, ya que puede ser originada por: (Por ejemplo)
a) Variaciones en precio de compra fuera de lo normal,
b) Demora en fabricación por falta de materiales,
c) Desviaciones observadas o procedimientos establecidos,
d) Revisión rutinaria,
e) Otros.
Esto nos permitirá centrarnos en cuanto al objetivo y canalizar nuestroesfuerzo de la mejor manera.
En el punto No.2 –Alcance en la organización, determinaremos qué departamentos o puestos se van a ver afectados con nuestra revisión de acuerdo con la causa que origine la misma). Es conveniente analizar las jerarquías para obtener las aprobaciones que en su caso sean necesarias y evitarnos bloqueos o fricciones innecesarios.
En el punto No. 3 -Cuestionarios y entrevistas,hay que planear cuidadosamente las preguntas que vamos a hacer , a quienes y qué tipo de información vamos a solicitar a fin de evitar pérdidas de tiempo nuestro y de las personas con quienes vayamos, evitando molestias innecesarias o bien dar la imagen de que no sabemos lo que queremos. Al final, se presenta un modelo de cuestionario que, naturalmente previa revisión podemos aplicar. Esnecesario hacer notar que de ninguna manera puede considerarse que esté completo y sólo se presenta a ustedes como un enunciado de lo que puede ser un cuestionario de este tipo, ya que su contenido y extensión dependerá de las características especiales de la organización y por lo tanto de las funciones que se realicen.
Los puntos 4 y 5 son sencillos de determinar y dependerá de las facilidades con...