Auditoria

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AUDITORIA REALIZADA A LA EMPRESA TRAMITODO LTDA
NIT 800.065.180-9
VILLAVICENCIO
CLL 31 NO.26-24
TELEFONO 6606060-6555728

CAJA GENERAL (110505)

Responsable del manejo de la caja: Julieta Mendieta.

El día 15 de marzo de 2010 se verifico en la empresa TRAMITODO LTDA, la documentación correspondiente al procedimiento del manejo de caja general y hallamos:

SITUACION

* Lasfacturas en su consecutivo están alteradas y no hay evidencia en donde hayan manifestado la anulación de las mismas.
* El recibo provisional número 22832 esta enmendado donde va el valor a cancelar en número, y no coincide con el valor en letras.
* Se realizó arqueo de caja y no se detectan sobrantes ni faltantes.

PROCEDIMIENTO

Se llamo al señor Iván López cliente al cual se le habíaentregado el recibo provisional No.22832, se le pregunto por cuanto le había realizado este soporte y efectivamente no era el mismo al original se le solicito al cliente enviarnos copia del original o en lo posible lograr verificar el recibo de forma personal para una mayor confiabilidad, el cliente manifestó estar de acuerdo lo contactamos fuera de la empresa y realizamos la verificación del soporteen donde se comprobó la alteración del recibo.

Las facturas alteradas habían sido por error del sistema por daños en el mismo esto se logro confirmar con el reporte emitido de los pagos ingresados en el día.

SUGERENCIAS

Antes de emitir una factura deben verificar su consecutivo al empezar el día si estas facturas son impresas por computador generar el reporte de los ingresos del día yrevisar que no se haya alterado el consecutivo. En caso que este alterado emitir una carta al revisor fiscal para que el tenga conocimiento y tengamos constancia de la incidencia.

Para evitar alteraciones en los comprobantes de ingresos o recibos provisionales en el momento de realizar el corte del día verificar que no hayan enmendaduras ni tachones y que estén totalmente diligenciados y quecoincida el valor en letras con el valor en número y su respectivo consecutivo. Adicionalmente se le debe realizar el debido proceso a la cajera Julieta Mendieta implicada en el hurto realizado en el momento de alterar este comprobante.
Anexos: Copia del original del recibo provisional suministrada por el cliente.

Facturas salteadas en su consecutivo

COPIA DEL PROVISIONAL ENTREGADO POR ELCLIENTE


CAJA MENOR (110510)

La caja menor según acta 001 del 01 de enero de 2010, donde se estipulo que era para compras inferiores a un valor de $500.000 que solo se debían tener facturas legales y por valor de $80.000 cada compra, esta caja la manejaría la señora Mariana López, se encontró:

SITUACION
Se realizo el respectivo arqueo de caja menor y la señora Mariana López había realizadocompras por valor de $200.000, de las cuales había una factura con una fecha posterior a la que nos encontrábamos por valor de $60.000, se le pregunto y manifestó que el jefe se la había dado por una compra realizada de un artículo para uso de su oficina.
Tenía un recibo de caja menor por valor de $150.000 los cuales se los había dado como préstamo a la esposa del Gerente pero el recibo no lofirmado la señora Yolanda Gaitán.
Y los otros $150.000 los tenía en efectivo.
Se le registro el faltante por los $150.000 ya que no estaba autorizada para prestar el dinero.

PROCEDIMIENTO

Se llamo a la empresa donde se realizó la compra y nos manifestaron que la copia de esa factura reposaba en su establecimiento pero con una fecha diferente a la que tenía la original.
Se contacto a laseñora Yolanda Gaitán para preguntarle por el recibo de caja menor a nombre de ella en donde manifestó que se encontraba de viaje pero que la señora Mariana si le había dado el dinero pero que se le había olvidado firmar el recibo.

RECOMENDACIONES

Solamente debe adjuntarse facturas de compra realizadas por la persona encargada de los gastos y verificar que el articulo sea única y...
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