Bachiller

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CAJA CHICA:
OBJETIVO.
El Objetivo de este instructivo es establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuantía monetaria que no amerite La emisión de un cheque.
RESPONSABILIDAD.
La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa exclusivamente en el funcionario que latenga bajo su custodia y el departamento de contabilidad debe vigilar para que Todos los gastos realizados por caja chica estén de acuerdo con los procedimientos aquí establecidos.
PROCEDIMIENTOS.
1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo de $250.00, sujeto a reembolsos contra presentación de justificantes o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de$50.00
2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar préstamos, cambiar cheques, tarjetas de presentación personal, herramientas, equipo menor o cualquier Operación diferente a su propia finalidad.
3. Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de constancia al recibir los fondos, ningún responsable de estos fondos podrámantener en la Caja Chica documentos que sean de propiedad personal o particular.
4. El encargado de la caja chica debe solicitar a la contabilidad el reembolso de los gastos cuando los Mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 50% de su fondo fijo, Para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición.
5. Es obligación del encargado de Caja Chicala utilización del "Vales de Caja Chica" para Cualquier transacción de dinero.
6. Queda totalmente prohibido compras por medio de la Caja Chica de productos o materia prima que se maneja por el departamento de compras con el fin de eludir los trámites ya establecidos por la empresa.
7. Los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben contener el sello deCancelado.
8. Los comprobantes y justificantes cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de "Recibido Conforme" del funcionario que recibió los bienes o servicios.
9. Es obligación del encargado de la Caja Chica mutilar con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos Los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.
10. Es obligación del encargado de la CajaChica, cada vez que solicite un reembolso, balancear el fondo Para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos más el efectivo en caja, es igual al fondo fijo Asignado.
11. El encargado de caja chica efectuará semanalmente y lo hará constar en el formulario creado, y este debidamente firmado lo guardará como parte del archivo de la caja.
12. Cuando un arqueo sorpresivo porparte de un miembro de la contabilidad, al encargado de Caja Chica, resultase algún faltante en presencia del que hace el arqueo, o si hubiese un sobrante, El encargado de control de cajas chicas, informará de Tales anomalías a quien corresponda.
13. Cuando un encargado de caja chica cese en sus funciones o se ausente de su trabajo por cualquier Motivo, este deberá entonces asignar a una personapara responsabilizarse de Los mismos. Ese traspaso se hará nuevamente al reingresar a sus funciones el titular responsable de la Caja Chica.
14. El cheque que se gire para el reembolso de los gastos a través de caja chica debe ser a nombre del Encargado o custodio del fondo para establecer responsabilidades en cuanto a su buen manejo y Custodia.
FORUMULARIOS:
1. Informe de Caja ChicaSe preparará este formulario según las siguientes explicaciones y la referencia numérica del modelo Que se adjunta como anexo.
a. A cargo de: Nombre completo del custodio o encargado de la Caja Chica.
b. Fecha: Día y mes del informe.
c. Departamento: Identificación o nombre del departamento donde opera la Caja Chica.
d. Contabilidad: se anota cada uno de los pagos...
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