Buenas practicas

MEJORES PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS
AYUDA MEMORIA

INICIATIVA QUE SE PRESENTA

Nombre de la iniciativa o aporte:

SISTEMATIZACIÓN PARA EL CONTROL DE LOS PROCESOS EN LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LA IR LA LIBERTAD

Fecha de implantación:

Febrero de 2009 a la fecha

TRABAJADOR / EQUIPO O INTENDENCIA QUE PRESENTA LA INICIATIVA

Intendencia Regional La Libertad

Responsables deldiseño:

Jefe de la Oficina de Administración y Almacén
Profesional de Seguimiento de Contratos
Profesional Caja Chica

Responsables de la implementación:

Jefe de la Oficina de Administración y Almacén
Profesional de Seguimiento de Contratos
Profesional Caja Chica
Practicante de Soporte Técnico

DESCRIPCIÓN

Diagnóstico del Problema:
• Gran cantidad de información que se pierde porno existir un mecanismo de almacenamiento.
• Falta de control en el consumo de combustible.
• Falta de control en el mantenimiento de vehículos oficiales.
• Control manual del seguimiento de contratos.
• Registro y control de pagos en forma manual
• Información desactualizada.
• No hay un seguimiento y control adecuado de la gestión.

Objetivos a alcanzar:
• Almacenamiento de latotalidad de la información generada en cada uno de los procesos.
• Total control del consumo de combustible.
• Total control del mantenimiento de vehículos oficiales.
• Control automatizado del seguimiento de contratos.
• Registro de Información en línea.
• Detallado seguimiento y control de la gestión.

Funcionamiento del proyecto:
• Implementación de un sistema de seguimiento ycontrol para los procesos que se ejecutan en la Oficina de Administración, desarrollado en entorno web, que permita el registro por parte de los usuarios y del personal responsable de cada proceso en la Oficina de Administración, del total de la información generada, a la vez que permita generar reportes que faciliten el seguimiento y control de los mismos.

OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL

[pic]OPCIÓN VEHICULAR

Esta opción está conformada por las sub opciones que tienen que ver con la utilización de los vehículos institucionales, tales como control de combustible, programación del uso de vehículos, mantenimiento de vehículos oficiales y programación del servicio de taxi que es brindada a través de un proveedor elegido mediante proceso de contratación.

Sub Opción Control deCombustible

Permite efectuar las siguientes acciones:

1. Asignación de vales de combustible a los usuarios.
2. Seguimiento del consumo efectuado con cada vale de combustible.
3. Registro de cambios en los precios de combustible.
4. Asimismo, permite generar los siguientes reportes para el seguimiento y control:
a) Reporte de vales
b) Reporte de consumopor conductor
c) Reporte de consumo por vehículo
d) Reporte financiero, el cual permite dar la conformidad a la facturación del proveedor.

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Sub Opción Programación Vehicular

Permite programar de manera anticipada, la utilización de los vehículos oficiales y choferes de la dependencia.

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Sub Opción Servicios de Taxi

Permite registrar a los conductores yvehículos informados por el proveedor.

Asimismo, permite a los usuarios programar el servicio de taxi. La programación se efectúa con un día de anticipación y se remite al final de la jornada vía correo electrónico al proveedor a fin que programe la atención.

Se generan bitácoras del servicio prestado, las cuales se registran en la Oficina de Administración a fin de concluir el ciclo de laprestación.

Finalmente cuenta con una opción que nos facilita determinar el importe a facturar en un determinado período de tiempo.

Sub Opción Mantenimiento Vehicular

Este aplicativo nos permite registrar a los vehículos oficiales con todas sus características, permite llevar control del vencimiento del SOAT y Revisión Técnica de cada uno de ellos, así como el kilometraje, en base al cual se...