Caja chica

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Resumen Ejecutivo.



La mejor manera para ahorrar tiempo y dinero es utilizando el fondo de caja chica, monto disponible para gastos menores, la cual puede aumentar y disminuir dependiendo de la necesidad de la empresa. Es una manera eficiente porque cancela la necesidad de gastar en la elaboración de cheques ya que la caja chica contiene una cierta cantidad de dinero para hacerle frentes alos gastos mínimos que suelen ocurrir con frecuencia en los negocios.

Para administrarla se selecciona a una persona encargada (el custodia) que tiene la responsabilidad, de utilizar sus fondos de manera adecuada y con eficiencia. Teniendo en cuenta que no puede utilizar el fondo para uso personal pues de haber un faltante o sobrante tendrá que responder por los hechos.Introducción (anécdota)

En un documental que hablaba de contabilidad escuchamos que las empresas en tiempos pasados realizaban unos gastos sin necesidad, debido a que suministraban un cheque para gastos menores tales como agua, café, azúcar etc.

Al paso del tiempo esos gastos fueron ahorrándose gracias a la utilización de un fondo mínimo la cual tiene a su mando un encargado responsabledel manejo de este, este fondo puede realizarse mediante dos métodos el directo y el de comprobante y puede aumentar o disminuir y dependiendo de la necesidad que tenga la empresa o negocio.
Haciendo énfasis en esto el tema a desarrollar es el de caja chica.



Fundamentación teórica


Según el artículo 1 del reglamento de contabilidad la Caja Chica es aquella suma de dineroautorizada conforme a este Reglamento y asignada al cuidado de un encargado. Los fondos de esta están destinado para cubrir los gastos menores y urgentes de la empresa tales como mensajerías, autopistas, artículos de limpieza, compra de tóner, reparaciones menores de los automóviles, etc. o cuyo importe de los mismos no sea superior a $xxxxx. Las cajas chicas funcionarán bajo sistema de fondo fijo.FONDO DE CAJA CHICA

Producto de la aplicación de sistemas de control interno adecuados, normalmente los pagos efectuados en efectivo por la empresa deben realizarse mediante la expedición de cheques, con el objetivo de prevenir fraudes, pero tomando en consideración la necesidad de hacer pagos menores o pequeños y a la vez el costo tan elevado que conlleva la expedición de un cheque, laempresa toma la decisión de crear un fondo para hacer frente a los pagos menores que ocurren con frecuencia.
Los fondos de Caja Chica se pueden considerar de dos tipos:

• Fondo Fijo de Caja Chica: Este fondo es destinado a hacer frente a los pagos menores que se presentan en una empresa.

• Fondo Variable de Caja Chica





El Manual de Procedimientos de manejo del fondo de CajaChica le especifica a la custodia el monto máximo que puede pagar y que los vouchers deben considerar los siguientes puntos:

1. Fecha
2. Concepto del pago
3. Importe en letras y números
4. Cuentas de cargos
5. Nombre del beneficiario
6. Nombre y firma del que solicita el pago
7. Firma o Iníciales de la persona que tiene facultad para autorizar el pago por Caja Chica.


La CuentaCaja Chica no tendrá movimientos durante el ejercicio, salvo cuando el fondo sea insuficiente o excesivo, en cuyo caso se debe proceder a incrementarlo o disminuirlo, según sea el caso.

Custodia del Fondo
Funcionario o empleado responsable de la custodia del efectivo. Se encarga de que el efectivo se distribuya de acuerdo a los reglamentos establecidos por la empresa, y que todo losdesembolso que haga contengan su soporte o comprobantes, este será responsable y cubrirá con sus propios recursos, cualquier gasto realizado en forma indebida o faltante detectado.
El custodia deberá de tener conocimiento del manejo de la políticas para el manejos de fondo con objeto de que conozca el contenido del mismo. El incumplimiento de este reglamento será considerado como falta grave y...
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