CARTILLA DEFINICION DE DOCUMENTOS

SIIGO WINDOWS

Definición de Documentos

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1. Presentación ……………………………………………………………………………………………………… 3
2. Definición de Documentos………………………………………………………………………………... 4

Presentación
Se explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar en el momento de
definir los documentos, esta información se debe crear en cada una de las empresas
que se tengan instaladas deacuerdo a las necesidades del usuario.

DEFINICION DE DOCUMENTOS
¿Qué son Documentos?
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces
que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa lo exijan.
Los documentos extracontables son los soportes que permiten registrarsolicitudes, no
afectan la contabilidad y se pueden generar varios tipos de informes de estos
documentos.

¿Cuál es el objetivo de manejar la información por Documentos?
EL objetivo es organizar la información contable de la empresa, utilizando formatos
propios para cada uno de ellos.
De igual forma el objetivo de los documentos extracontables es tener un control sobre
las solicitudes de entradas ysalidas de mercancía, para estos el sistema permite
generar una variedad de informes

¿Cuál es la ruta para definir Documentos?
La ruta para definir documentos es: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de
Documentos

Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO,
cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento que se
está trabajando ysu correspondiente nombre.
SIIGO cuenta con veintitrés (23) tipos de documentos entre contables y extracontables

¿Qué funcionalidad tienen cada unos de los documentos?
La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación:
A – Ajustes x Inf: Permite contabilizar los ajustes por inflación y demás partidas
ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizarlos
ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.
B – Orden de producción: Documento utilizado en el modulo de Producción, para
realizar la apertura de ordenes de producción.
C – Nota Crédito: Registra las notas crédito bancarias y las devoluciones de factura
de venta cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar
cada una de las cuentasde forma manual.
D – Nota Debito: Registra las notas debito bancarias y las devoluciones de factura de
compra cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar
cada una de las cuentas de forma manual.
E – Nota de Entrada: Permite hacer el ingreso de mercancía a las bodegas cuando no
ha llegado con su respectiva factura.

F – Factura de Venta: Documento contable quepermite registrar la venta de
productos y/o servicios.
G – Comprobante de Egreso: Permite contabilizar los diferentes pagos a
proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
H – Nota de Salida: Permite dar salida al inventario cuando se presente por cualquier
tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía,
etc.
J – Nota de devolución: Permitecontabilizar las devoluciones de mercancías
registradas en la factura de venta dentro del mismo periodo contable.
K – Minutas: Documento únicamente utilizado en el modulo de Producción. Permite
hacer el cargue de la mano de obra y
los costos indirectos de fabricación en las
ordenes de producción.
L – Otros: Permite registrar contablemente los demás conceptos que no aparecen en
este listado. Ejemplo:Consignaciones, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones,
Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iníciales, etc.
N – Nota interna: Contabiliza las notas internas de contabilidad.
O – Nota de producción: Permite registrar la transformación de materia prima a
producto terminado.
P – Registro de compras: Documento contable que permite registrar las compras de
inventarios, servicios y activos fijos...