Casas de empeño

Manual de Prodecimientos Administrativos Actualizado: Febrero 28, 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTRODUCCIÓN El manual de Procedimientos administrativos, describe los procesos administrativos, explicando cada una de las actividades específicas para cada una de las personas responsables y que estas redunden en un sistema de control interno efectivo para el CENTRO HERIBERTO JARA,ASOCIACIÓN CIVIL (que en este manual se utilizará indistintamente los términos Asociación ó CESEM como nombre de identificación, pero que legalmente no aparece como tal) además tiene como objetivo facilitar la función administrativa de todos los integrantes, para lo cual se han diseñado los procedimientos para cada uno de los procesos más importantes. La persona encargada de administración y elCoordinador General son los responsables de velar que los procedimientos descritos en el manual se cumplan por lo tanto la aplicación tiene carácter de obligatorio para todo el personal de la Asociación. La sección de anexos se encuentra incluida dentro del Manual. Estos anexos están integrados por los formatos y modelos, por lo tanto el manual será utilizado como un instrumento de referencia paratodo el personal de la Asociación y en sus manos está el éxito de esta herramienta administrativa También son objetivos del manual de procedimientos los siguientes: 1) Establecer procedimientos claros y precisos para el funcionamiento administrativo de los recursos propios y de proyectos financiados por agencias cooperantes nacionales e internacionales. 2) Establecer procedimientos que permitan unadecuado flujo de información financiera sobre la ejecución de los fondos. 3) Velar porque la Asociación cumpla con los objetivos para la que fue creada. 4) Estandarizar los procedimientos para la Asociación. 5) Mantener la consistencia en los procedimientos de aprobación, revisión y visto bueno. 6) Respaldar con la documentación legal los procedimientos administrativos de tal manera queproporcionen una guía constante para su ejecución. 7) Facilitar la inducción al personal de nuevo ingreso
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8) Proporcionar el respaldo necesario para futuras revisiones por parte de auditoría. 9) Asegurar la continuidad de las operaciones aún en situaciones de cambio de personal. 10) Fomentar la eficiencia en laejecución de las operaciones.
ÍNDICE Caja Chica…………………………………………………………3 Cuentas Bancarias……………………………………………… 6 Emisión de Cheques……………………………………………. 7 Transferencias Electrónicas…………………………………….9 Conciliación Bancarias………………………………………...10 Ingresos………………………………………………………….11 Activos Fijos…………………………………………………….12 Compras y contrataciones de Servicios……………………..14 Procedimientos…………………………………………………15 a)Cotizaciones, b) Proveedores, Políticas………………………………………………………..16 a) Uso de Vehículos particulares, b) Personal, c) viajes y viáticos, d) Talleres y Seminarios, e) Presupuesto, f) Nomina, g) Varios, h) Aspectos Fiscales

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CAJA CHICA Los Fondos de caja chica se definen como fondos a cargo y en custodia delcontador en la sede central y del auxiliar administrativo en la otra sede, para la operación de la Asociación con la justificación de hacer pagos en efectivo de aquellos gastos menores y normales que serán necesarios para el giro habitual con las siguientes políticas: 1) Se establecen dos fondos (uno en la sede Veracruz, otro en la sede DF) de caja chica de dos mil pesos ($ 2,000.00), los cuales deberotar como máximo tres veces en el mes. Dicho fondo podrá ser incrementado previo análisis de los Coordinadores de sede. Los fondos fijos de caja chica serán autorizados por los Coordinadores de sede y el contador y el auxiliar administrativo serán los encargados de efectuar los gastos o los pagos. Las personas responsables de la custodia de los fondos de caja chica serán el contador y el...