Casos practicos de auditoria

SITUACIONES PRÁCTICAS
Las siguientes situaciones prácticas han sido tomadas del examen para "Auditores Internos Certificados" del Instituto de Auditores Internos.

I. La situación práctica presentada a continuación señala seis hallazgos específicos de auditoria indicando violaciones de principios gerenciales.

Tareas: Para cada hallazgo Ud. debe:

1. Identificar los principiosgerenciales violados.
2. Señalar los efectos adversos en la efectividad organizativa que podrían resultar de dichas violaciones.
3. Presentar una o más recomendaciones para mejoras.

Situación: Ud. es el auditor, jefe de la unidad de auditoria Interna de una fábrica grande que tiene varias plantas. Ha efectuado un examen especial al pedido del nuevo Director de Materiales, quien es responsable del áreade materiales en todas las plantas. El propósito de su examen fue evaluar el apego de las unidades bajo su dirección a principios sólidos gerenciales.

Al haber terminado el trabajo en el campo Ud, actualmente se encuentra preparando la conferencia con el Director de Materiales en la cual informará a él sus hallazgos y recomendaciones. Los siguientes resultados han sido tomados de sus papeles detrabajo:

A. Los empleados de la Unidad de Recepción de la Planta B han recibido instrucciones conflictivas del Superintendente de Fabricación y del Jefe de Inspección de dicha planta. Son confundidos e inciertos pero temen tomar cualquier acción que podría someterlos a la crítica de uno u otro funcionario.

B. El Almacén de la Planta B es ineficiente. No hay suficientes materialesdisponibles y los pedidos se demoran. El nuevo jefe del almacén está preocupado y trabaja horas extras tratando de subsanar la situación. De él dependen directamente 18 empleados.

C. Al principio del año el Gerente Principal de la Planta C ordenó a todos los jefes de departamentos establecer un programa de "Gerencia por Objetivos" con fines de mejorar el rendimiento de sus unidades. Cada Jefe debieraseleccionar sus objetivos específicos e informar al Gerente Principal.

(1) El Jefe de Compras de la Planta C determinó que su objetivo principal. Seria reducir la demora en el procesamiento de las órdenes de compra del promedio actual de 10 días laborables a 7 días laborables; sin embargo, para asegurar éxito al lograr esa meta, el informó a su personal que deben reducir el tiempo deprocesamiento a 5 días laborables. A pesar de que su personal le informó que fue "imposible", el insistió en mantener la meta de 5 días. Al fin de los primeros seis meses él quedó decepcionado (?) observó que durante los dos meses iniciales el tiempo promedio de procesamiento había trabajado a 7 1/2 días, pero posteriormente había aumentado a un promedio de 8 días. Su reacción fue exhortar aún más alpersonal a "trabajar más: rápido".

(2) El Jefe de Solicitudes de Materiales de la Planta C determinó que su objetivo fue el reducir el número de errores en los documentos de solicitudes de compras. Para lograr esto se dedicó a un programa de aprobar personalmente las solicitudes y notificar de inmediato cualquier empleado responsable de un error.
La revisión efectuada por Ud. reveló poca mejora enel numero de solicitudes de compras devueltas para ser corregidas.

D. El Jefe de Recepción de la Planta D había proporcionado al personal de recepción un Manual comprensivo de procedimientos muy detallados, que en gran parte había sido copiado del manual similar empleado en su puesto anterior con otra compañía. Su revisión reveló muchas desviaciones de los procedimientos contenidos en elmanual. El, capataz de recepción con muchos años de experiencia en la Planta D y muy estimado por los trabajadores de recepción, explicó que para él muchos de los procedimientos fueron imprácticos para la situación y que él, los había modificado verbalmente. Sus pruebas de auditoria mostraron que el trabajo iba bien y no se encontró ninguna evidencia de problemas relacionados en las unidades de...