ciclo de vida de un documento

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodiapermanente. El ciclo de vida de un documento comporta tres etapas sucesivas: elaboración, conservación y eliminación.
Elaboración
El documento es creado después transmitido a uno o varios destinatariospara pareceres. Es validado luego por una persona que tiene autoridad para hacerlo y ya no podrá, desde entonces, ser modificado, si este no es con el acuerdo de esta persona.
Conservación
Eldocumento validado es transmitido en la entidad encargada de conservarlo tanto tiempo como lo prescriben las reglas y normas vigentes (externas tales que la reglamentación, internas tales como los referentesde archivage y los planes de clasificación). Esta entidad puede tomar la forma de un sistema electrónico. Durante toda esta fase, el documento es conservado en condiciones tales que no sólo essiempre visible e inteligible, pero que queda también creíble y fiable, es decir que se no puede sospecharlo de haber sido alterado o falsificado.
Eliminación
La etapa final puede ser la destrucción deldocumento, si éste no es más útil y si la ley lo permite. Ella puede ser también un cambio de estatus, entrenando el mantenimiento en vida del documento, pero para otras razones que las que habíanentrenado su creación y por otra entidad que la que era cargada de conservarlo; es por ejemplo el caso de todos los documentos que son conservados únicamente como testimonio histórico

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