Ciclo vital

Ciclo Vital de los Documentos
Definición
Se ha dado esta denominación a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico desde sucreación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.
Las tres edades y los dos valores
Según Schellenberg los documentos pueden tener dos valores: unvalor primario, cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigación histórica. Archiveros como Pérotin,Dubosq, Wyffels y otros introdujeron un valor que se puede denominar intermedio, en el que no prevalece ninguno de los valores anteriores:
• Primera edad: secorresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente seconservan no más allá de cinco años.
• Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, demanera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Se conservan nomás allá de cincuenta años.
• Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Suconservación será definitiva.
• Hoy día es más conveniente, y así se viene reconociendo, la consideración de cuatro etapas que se corresponden con cuatro tipos dearchivos a través de los cuales va pasando el documento desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente: oficina, central, intermedio e histórico.