Circuito de pagos

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Circuito de Pagos

Fase 1: Revisión de la factura del proveedor

El circuito comienza con la recepción de la factura del proveedor, la que debe ser ingresada a una bandeja de archivo paramantener el control sobre la misma y evitar extravíos, demoras u otros inconvenientes. Sucede generalmente que algunos proveedores entregan los remitos de varias entregas de mercadería y al final del mes lafactura; se deben adjuntar los remitos correspondientes a la factura en cuestión.
En esta fase se efectúa un control formal de la factura: ésta consiste en revisar si la misma cumple con lasformalidades exigidas por la ley tributaria, evitando sanciones que podrían implicar la aceptación de procesar documentación que no cumpla con los requisitos legales y reglamentarios (formato, numeración,inscripciones impresas, categoría de facturación, etcétera).

Fase 2: Autorización de pago

Una vez aprobada la primera revisión formal, en la fase 2 se procede a verificar el contenido de la facturadel proveedor (que éste pretende cobrar) con el contenido del resto de la documentación asociada a la transacción en análisis.
Para ello se procederá a armar el legajo de pago; esto es, agrupar ladocumentación que originó la transacción de compra, que se compone de los siguientes elementos:

° Factura del proveedor (original).
° Orden de Compra.
° Remito del proveedor, conformado por elrecepcionista.
° Parte de Recepción, emitido por el recepcionista.
° Informe de Control de Calidad, cuando sea necesario.

La revisión de fondo, necesaria para autorizar el pago, comprende lossiguientes pasos de control
(coincidencia de datos en todos los documentos en que figuren los mismos):
° Verificar que la razón social impresa en la factura corresponda al proveedor al que se
asignó lacompra.
° Verificar que los productos facturados, y su cantidad, sean los indicados en la respectiva
Orden de Compra.
° Controlar que los productos facturados fueron recibidos sin objeción...
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