Circular externa

CIRCULAR EXTERNA 07 de 2001 
( Diciembre 19 )
Señores 
REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE ENTIDADES SOMETIDAS A VIGILANCIA O CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
ASUNTO: Trámite de solicitudes para solemnización de reformas consistentes en Fusión y Escisión 
En desarrollo de las funciones otorgadas en la ley 222 de 1995, la Superintendencia de Sociedades se permiteimpartir las siguientes instrucciones, respecto a los requisitos que deben cumplir las sociedades sometidas a su supervisión, a efectos de obtener autorización para la solemnización de las reformas estatutarias de fusión y escisión.
1. COMPETENCIA 
Según lo previsto en los artículos 84, numeral 7, y 85, numeral 2, de la Ley 222 de 1995, corresponde a la Superintendencia de Sociedades autorizar lasolemnización de las reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión que realicen sociedades sometidas a su vigilancia o control, o que se encuentren sometidas a la supervisión de otra superintendencia que no cuente con las referidas facultades, en virtud de la competencia residual consagrada en el artículo 228 de la misma ley.
2. DOCUMENTACIÓN BÁSICA PARA LAS SOLICITUDES DE FUSIÓN YESCISIÓN 
Con el fin de adelantar el trámite relativo a la solemnización de la fusión o escisión, esnecesario que a la solicitud, elevada por el representante legal o apoderado, se acompañen los documentos que se señalan más adelante, siempre y cuando los mismos no reposen ya en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, circunstancia ésta que puede indicarse en el escrito de solicitud. Es deadvertir que la superintendencia puede solicitar para su análisis y evaluación cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de acreedores y socios minoritarios.
2.1 Certificado de existencia y representación legal de cada una de las sociedades participantes en el proceso,expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, en el que conste la vigencia de la inscripción en el registro mercantil de las personas que actúan como administradores y revisores fiscales de dichas sociedades al tiempo de presentación de la solicitud.
2.2 Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado.
2.3 Copia de la(s) escritura(s) pública(s)contentiva(s) de los estatutos vigentes de la sociedad
2.4 Copia completa del acta contentiva de lo sucedido en la reunión del máximo órgano social en la cual se haya adoptado la reforma respectiva, debidamente autorizada, con constancia de su aprobación. 
El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio. Es importante resaltar que en ella sedeberá dejar constancia de los socios o accionistas que votaron en contra de la decisión, a efecto de verificar lo relacionado con el derecho de retiro. En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá acompañarse la copia del acta con la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o el escrito en el cual los socios expresan el sentido de sus votos. Comoparte integral del acta deberá incluirse el compromiso de fusión o el proyecto de escisión, según corresponda.
2.5. Cuando con ocasión de la reforma haya lugar a que los socios o accionistas hagan uso del derecho de retiro, de conformidad con los artículos 12 y siguientes de la Ley 222 de 1995, deberá remitirse un listado de los socios ausentes en la reunión del órgano social en que se aprobó lareforma y una certificación suscrita por el representante legal en la que conste si el derecho se ejerció o no y, en caso afirmativo, el nombre de los socios o accionistas que lo ejercieron y las condiciones en que se efectuó o se proyecta efectuar la opción de compra o el reembolso de los aportes, según corresponda.
2.6. En el evento en que la sociedad tenga bonos en circulación, deberá...