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Elementos de un sistema de administración de registros
Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacciónrealizada por la organización y que necesita ser conservado o retenido durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:
• Determina qué tipos deinformación deben considerarse registros.
• Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben administrarse mientras están en uso y cómo deben recolectarse una vez declaradoscomo registros.
• Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, de empresa o legales.
• Investigae implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y nointrusiva.
• Realiza tareas relacionadas con los registros, tales como la eliminación de registros expirados o caducados, o el almacenamiento y la protección de registros relacionados con eventos externostales como demandas.
Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:
• Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse enregistros, proporciona ubicaciones de origen y describe cómo se desplazará el contenido a la aplicación de administración de registros.
• Un plan de archivos que indica, para cada clase de registrode la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a estos, cuánto tiempo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es responsable de su administración.
• Undocumento de requisitos de conformidad que define las reglas que deben seguir los sistemas de TI de la organización para garantizar el cumplimiento de la normativa y los métodos que se usan para...
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