Cobranza

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COBRANZA

TABLA DE CONTENIDOS

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PROCEDIMIENTO: Factura por Concepto de Aranceles. PROCEDIMIENTO: Cheques Protestados:Cobranza Externa (Ex Alumnos) PROCEDIMIENTO: Cheques Protestados:Cobranza Interna PROCEDIMIENTO: Factura por Concepto de Servicios PROCEDIMIENTO: Letras Protestadas: Cobranza Externa (Ex Alumnos) PROCEDIMIENTO: Letras Protestadas:Cobranza Interna PROCEDIMIENTO: Control de Pagarés de Crédito Solidario e Institucional

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PROCEDIMIENTO: Factura por Concepto de Aranceles Objetivo: Centralizar el cobro de facturas por concepto de aranceles que emiten empleadores de alumnos y buscar el pago oportuno Entradas: Nómina de facturas por cobrar (archivo electrónico y fotocopia factura física). Salidas: Memo a Aranceles pararegistro del pago en cuenta corriente del alumno. Reporte a fin de mes. Participantes: Contabilidad, tesorería, aranceles, cobranza, cliente. Descripción del Flujo: 1. Inicio del proceso. Tesorería manda nómina de facturas por cobrar a Cobranza. 2. Cobranza gestiona el caso: con llamado, mail o carta. 3. En el caso de No existir compromiso de pago, se procede a segunda gestión del caso. 4. Si nuevamenteNo existe respuesta positiva de pago, se vuelve a gestionar el caso con llamado, mail o carta. 5. En el caso de Si existir compromiso de pago se envía Memo a Tesorería, indicando que existe documento de pago a fin de coordinar rutas. 6. Si la forma de pago es cheque o vale vista estafeta busca documento. 7. Si la forma de pago es depósito en cuenta corriente, contabilidad avisa/certifica quecliente canceló (memo o mail a cobranza) o cliente avisa que canceló (en este ultimo caso si el cliente da aviso directamente a cobranza y remite copia en la transferencia se le envía un memo a contabilidad dando aviso del pago). 8. Estafeta busca documento en el lugar designado y lo entrega a contabilidad. Luego contabilidad avisa a cobranza vía memo que el pago se efectuó exitosamente.(ocasionalmente el estafeta entrega fotocopia del medio de pago). 9. Una vez acreditado el pago del cliente se registra en la planilla Excel, como pagado. En caso que no correspondiera a proceder con el cobro porque ya se encontraba cancelado o anulado el documento se consigna su estado como regularizado. 10. Fin del proceso. Memo a Aranceles para registro del pago en cuenta corriente del alumno.Observaciones y Contingencias Principales:
Cliente demuestra que documento ya fue cancelado. Cobranza solicita comprobante de pago o extrae información de las cartolas de cuenta corriente del alumno y luego lo remite vía memo a contabilidad para su registro. Facturas anuladas. Indicadores Principales: Key performance indicator: - Monto de Facturas regularizadas ($) / monto total a cobrar en el mes (saldoinicial+ remesa del mes) ($) - Monto de facturas pagadas ($) / monto neto a cobrar en el mes (neto= Monto total a cobrar en el mes – monto de facturas regularizados)

Apoyo Sistema: Planillas Excel. Sólo consultas de pago en acuario. Documentos de Apoyo: Fotocopias de facturas. Registros: Manuales en planilla Excel. Control de Ediciones: No aplica, primera edición.

Cobranza

Tesorería

4PROCEDIMIENTO: Cheques Protestados: Cobranza Externa (Ex Alumnos).

Objetivo: Cobranza persigue el pago o cambio de documentos de cheques protestados de ex alumnos mayoritariamente. Entradas: Nómina de cheques protestados (fotocopia del cheque, nómina electrónica). Reporte de la empresa de cobranza externa. Salidas: Informe mensual Participantes: Tesorería, cobranza, empresa externa,aranceles. Descripción del Flujo: 1. Inicio del proceso. Tesorería Manda nómina de cheques protestados e informa vía memo a cobranzas y aranceles. 2. Cobranza gestiona el caso: llamado, mail o carta. 3. Aranceles crea deuda en sistema acuario. 4. Si el caso de determina como de cobranza externa, se hacen las gestiones comunicándole al deudor en este caso al girador del cheque y al ex alumno si se...