Como Mejorar Reuniones De Trabajo

COMO MEJORAR LAS REUNIONES DE TRABAJO

Por Valerie MacLeod y Mike Vinitsky
Centre for Strategic Management

Introducción

Una gran parte de nuestra vida de trabajo es realizada en juntas con nuestros colaboradores de trabajo (equipo de trabajo). Sin embargo, muchas de estas juntas no son productivas – no se llega a algo, no se acuerda para tomar decisiones, ningún trabajo real es hecho.Considerando la gran cantidad de tiempo que gastamos en estas reuniones, es sorprendente lo poco que obtenemos algunas veces de ellas.

Recientemente, estuvimos en una reunión que anduvo en círculos. Después de la reunión comentamos que esa había sido una de las juntas de trabajo típicas. Nosotros fuimos impactados por el conocimiento de que aunque hay 12 comunes problemas en una reunión detrabajo existen cuatro soluciones simples a esos problemas.

Doce Problemas Comunes en Reuniones de trabajo

• No enfocarse en el propósito de la reunión.

Muchas veces los miembros del equipo de trabajo no se enfocan sobre el propósito de la reunión por que no lo conocen. Muchas veces se convoca a una junta sin comunicarles lo que se desea resolver o sin preguntarles si el propósito de lamisma requiere de un uso completo de su tiempo.

• No concordar con el propósito de la reunión.

Agendas escondidas o en conflicto causan algunas veces que las reuniones no sean exitosas debido a que parte del grupo está tratando de alcanzar cierta meta mientras que otros tienen metas diferentes.

• No escuchar o validar a todos los miembros del equipo.

Algunos miembros del equipotienden a ser “escuchados” por el resto del equipo, más que a otros. Esto puede ser debido a la experiencia, influencia, poder, o carisma. Las ideas de otros miembros del equipo son disminuidas o ignoradas.

• Balance inadecuado entre relación y el enfoque de la actividad.

Los miembros tienden a irse a los extremos. Algunas veces pasan a través de todos los puntos de la agenda como unaaplanadora, mientras que en otras reuniones se gasta mucho tiempo en comentar como se pasó el fin de semana.

• No dar por terminados los temas de la agenda en el tiempo adecuado.

Es difícil conocer cuando tratar de moverse al siguiente punto de la agenda. Algunas veces un punto es discutido mucho más tiempo que el necesario. El otro extremo es no permitir una discusión suficiente de lospuntos. Si el tema y las causas de su raíz no son discutidas completamente la primera vez, ellas resurgirán de nuevo bajo el mismo tema, o como un nuevo tema.

• Detener las ideas demasiado pronto como para ser escuchadas.

Con la idea de “ver todos los puntos de la agenda”, no desear una discusión o no valorar lo mencionado por un miembro, muchas ideas son detenidas antes de que tengan laoportunidad de ser consideradas por el equipo. Cerrar ideas rápidamente permite que la reunión se agilice, pero no permite por divergencias o perspectivas diferentes las cuales pueden ser de valor al equipo.

• No tomar el tiempo para evaluar los comportamientos del equipo en la reunión y los procesos.

Al final de una reunión de trabajo , muchos miembros lo que desean ya es salir. Ellos hangastado tiempo suficiente en una reunión sin hablar del proceso de la reunión sin embargo, las habilidades de ser buenos miembros del equipo y líderes no puede ser practicada, si ellos no son entendidos y evaluados.

• No ser claros en quien va a hacer qué y para cuando.

Muchas veces los miembros no especifican acuerdos sobre los siguientes pasos y quienes los van a dar. Los miembros delequipo creen que alguien más va a tomar la iniciativa solo para encontrarse en la siguiente reunión con que poco o nada fue realizado.

• Tratar de ser un moderador ( facilitador ) y una persona contenta al mismo tiempo.

Ser un moderador excelente del proceso toma un conjunto diferente de habilidades que las de ser un miembro contribuyente en el equipo de trabajo. Es difícil (muchas...