Como planificar reuniones de trabajo

COMO PLANFICAR REUNIONES DE TRABAJO.

DR.VICTOR PEREZ C.

Quito-Ecuador
megaconsultorio@yahoo.es

OBJETIVO Lograr el compromiso, que todos compren un plan confeccionado por la venta de las ideas todos.

¿CÓMO SABER SI SON EFECTIVAS NUESTRAS REUNIONES? Existen dos maneras de juzgar a una reunión: 1. Por los resultados de esta. 2. Por el proceso interno de desarrollo de la misma.

1.PLANIFIQUE PARA RESOLVER UN PROBLEMA, NO PARA CELEBRAR UN REUNIÓN.

El hecho no consiste en decir lugar, fecha, disponibilidad de miembros, esto es programar. Lo que se necesita es un enfoque para resolver el problema. Una reunión igual a un asunto.

Formúlese preguntas acerca del problema que va a resolver en la reunión. • ¿Cuál es el problema en concreto a solucionar? ¿Tengo alguno quenecesite de una reunión? • ¿Cuáles son los hechos reales que van a soportar mi decisión de hacer la reunión?

2. UTILICE LA REUNIÓN COMO UN INSTRUMENTO DE BIEN

Cuándo hacer una reunión • Cuando se requiere comprensión del mensaje. • Cuando se quiere recibir hechos y opiniones abiertas. • Cuando se necesita comunicarse con los demás.

• Cuando confía en los otros para resolver los problemas yva a poner en práctica las propuestas de soluciones.

Cuándo no hacer una reunión • Para conseguir que la gente trabaje en grupo • Cuando se quiere acciones rápidas. • Cuando tenga que dirigirse a un gran público. • Cuando no le importe mucho lo que piensa la gente de lo que se va a hacer. • Cuando el problema está entre una persona y usted mismo. • Cuando el teléfono pueda resolver el problemaeficientemente. • Cuando no tenga bien preparada la reunión. • Cuando el asunto no merece la pena. • Cuando hay disgusto entre la gente del grupo

ELIJA CADA MIEMBRO COMO UNA FUENTE DE REUNIONES

Utilice toda la gente que necesite como fuente de recursos, pero hágalo con el menor número posible de personas. Trate de pensar a la hora de invitar a la gente a su reunión en términos de persona -recurso para que los presentes puedan aportar algo y no estén preguntándose ¿qué es lo que yo hago aquí?

4. PRESTE ATENCION A LOS PROPOSITOS OCULTOS

La gente va a la reunión con sus metas y expectativas al igual que usted. Trate de lograr una alineación entre estos propósitos y expectativas. A veces esto pasa porque la gente no sabe lo que va a pasar en la reunión. • Comunique de antemano elproblema para que piensen en él. • Comunique la agenda y solicite comentarios en caso que se deba cambiar o incluir algún otro aspecto. • Una vez en la reunión de prioridad a los asuntos que la gente quería ver resueltos.

5. HAGA QUE SE RESPETE LA REUNION. NO PERMITA INDISCIPLINAS

Evite las salidas, las llamadas por teléfono, las llegadas tardes. Elimínelas para que se respete su reunión. 1.Anuncie con 48 horas lugar, hora y tiempo de duración para que la gente planifique que no existan interrupciones en ese tiempo. 2. Explique a los demás el por qué deberá estar en la reunión, lo que garantizará que la gente sepa que si está allí es por algo y que no debe faltar ni un minuto en la reunión. 3. Dígale a la gente lo que espera de ella en su reunión.

6. COMIENCE BIEN DESDE EL INICIOCuando más se preocupe por empezar bien, mayor es la probabilidad de empezar mal, porque se responsabilizará usted solo y los otros involucrados no pensaran en esto. Al inicio de la reunión piense ¿cómo puede inducir a este grupo a sentirse responsable de esto que vamos a hacer? Al comenzar la reunión se debe crear un ambiente agradable y establecer relaciones entre los miembros y usted y entreellos ya que sino se hace la gente tendrá sus cartas tapadas tratando de proteger sus propias intereses y evitando responsabilidades con los problemas que se pretenden resolver. 7. ADOPTE UN ESTILO SEGÚN EL PROPÓSITO DE LA REUNIÓN • Para reuniones informativas: de Ud. a ellos. Autocrático. • Para tomar decisiones: Democrático. • Para resolver problemas: Democrático. • Para recoger información:...