Como organizar un viaje. Secretariado

ORGANIZACIÓN DE VIAJES


Muchos ejecutivos y directivos, viajan para contactar con proveedores, clientes, asociados de negocios y sociedades o para atender reuniones, conferencias, etc.

En la empresa, existe una persona responsable de organizar y planificar los viajes:

EL SECRETARIO/A

Es quien se encarga de organizar los desplazamientos, contacta con las distintas sucursales paraasegurar la presencia de cada uno y define con ellos las fechas de encuentro.

También se informa sobre los medios de transporte para cada uno de los destinos (tren, avión, coche;
Pide los diferentes billetes de transporte, se asegura de que una vez en destino alguién esperará al ejecutivo, contrata un coche o reserva un taxi.

Al reservar las habitaciones de hotel conviene precisar si elhotel recibe durante las 24 horas en caso de llegar de noche.

También obtendrá direcciones de restaurantes en la zona para facilitar los desplazamientos y evitarl pérdidas de tiempo.

Entrega los billetes de transporte,e indica las reservas hechas para un coche, para el hotel, para los taxis o le precisa quién irá a esperarlo.

Prepara los documentos que el jefe va a necesitar (notas queanuncian la reunión y documentos para entregar, con la mención de las personas a quienes encontrará).

Puede que tenga que determinar el presupuesto para los gastos de viaje o contactar con el departamento de contabilidad para ver si el dinero está en el presupuesto para viajes.

Si la reunión o evento requiere reserva de asiento, será el responsable de enviar el RSVP ("responda, por favor"; esun pedido de respuesta) en su nombre.


Es posible que el jefe tenga que efectuar viajes de negocios con frecuencia. Una de las preocupaciones del secretario/a será asegurarse de que la visita se efectúe sin ningún tipo de inconvenientes. Los viajes que realiza el empresario no son de ocio, por lo que han de llevar una agenda completa y las reuniones bien organizadas.


Cada vez que el jefedeba viajar, se debe:

1. Conversar y planificar el viaje con el jefe, para tener una idea clara de lo que necesita.

2. Elaborar un itinerario que le permita enfrentarse a sus compromisos.

3. Hacer todas las reservas necesarias de automóviles, aviones y hoteles.

4. Asegurarse de que tiene toda la documentación e información necesaria para el viaje, así como sus documentos personales(definiendo la documentación necesaria requerida acorde a cada destino).

5. Cerciorarse de que se ha llevado a cabo las acciones adecuadas para que sus actividades no se detengan en su ausencia.



ORGANIZACIÓN DEL ITINERARIO


ITINERARIO
Es un documento de trabajo en el que se determina el plan de viaje, detallando:

- Horarios (salidas, llegada, duración del viaje, estancia, etc.)
-Forma de viajar
- Localización
- Citas
- Reservas
- Personas o empresas con las que hay que contactar (Incluyendo número de teléfono)

ANTES DE LA SALIDA conviene

• Una copia de su itinerario.
• Una copia de la dirección y número de teléfono de las empresas, personas, hoteles, etc. que visitará. Una lista detallada de todos los documentos que lleva.
CONFIRMAR:
• Cómo quiere que sehaga el trabajo en su ausencia.
• En qué circunstancias estaría interesado en que se contacte con él.
SE DEBE LLEVAR:
• Información del vuelo y lista de horarios.
• Transporte hasta el aeropuerto o estación.
• El billete.
La extensión del Itinerario dependerá de:
- Duración del viaje
- Lugar de destino

Se debe procurar que la información esté señalada en forma clara y precisa.

Alconfeccionar este documento se debe tener presente:
- Uno o dos ejemplares serán para el jefe mientras esté fuera
- Un ejemplar para el secretario/a, pues así sabrá donde localizarlo, en caso necesario
- Una copia para el archivo.

Puede que se necesite otras copias, para superiores u otros miembros de la organización, como por ejemplo el departamento de contabilidad.


Ejemplo de itinerario:...