Como realizar el formato de horas extras

Páginas: 5 (1128 palabras) Publicado: 31 de marzo de 2016
Calcular horas extras en Excel
Hace algunos meses escribí un artículo sobre cómo calcular las horas de trabajo en Excel entre dos fechas, sin embargo, existen algunas mejoras que podemos implementar a dicho ejemplo, como el cálculo de horas extras y el pago de las mismas.
Observaciones importantes
A lo largo de este artículo desarrollaré tres ejemplos. Para el primero de ellos consideraréuna hora extracuando se sobrepasa la cantidad de horas laborables regulares en un solo día. El segundo ejemplo es una pequeña variación del primero para considerar aquellos horarios de trabajo nocturnos que implican un cambio de fecha.
El tercer ejemplo hace el cálculo de horas extras pero en base a un criterio semanal y no diario como los primeros dos ejemplos. Así que sin más que aclarar, comencemos adesarrollar el primer ejemplo.
Preparación de los datos
Para este ejemplo utilizaré  una tabla de datos que contiene las horas de entrada y salida para cada uno de los días laborables, así como el horario en que se ha tomado un descanso.

En las celdas B2 y B3 se encuentra el horario laboral. La celda B5 tiene la cantidad de tiempo permitido para el descanso diario y junto con los valoresanteriores podremos obtener la cantidad de horas efectivas de trabajo diario en la celda B6.

Las celdas E1 y E2 contienen la tarifa que deberá pagarse por cada hora, ya sea en horario regular o comohoras extras.
Calcular el total de horas trabajadas
El primer cálculo que realizaremos será el total de horas trabajas para cada uno de los días y para eso utilizaré la siguiente fórmula:
=(E10-D10)+(C10-B10)Esta fórmula hace una resta entre la hora de salida y el fin de descanso y lo suma con la diferencia de horas entre el inicio del descanso y la hora de entrada. Observa el resultado al aplicar esta fórmula para todos los días:

Con esto obtenemos las horas de trabajo diario y los siguientes cálculos estarán basados en este valor.
Calcular las horas regulares
El total de las horas que debenlaborarse por día lo hemos calculado en la celda B6 y para saber si cada día se ha cumplido dicha cantidad de horas de trabajo utilizaré la función SI haciendo una comparación con el total de horas trabajadas con la siguiente fórmula:
=SI(F10>$B$6,$B$6,F10)
Si el total de las horas trabajadas en el día es mayor que las horas que deben laborarse, entonces hemos cumplido con la cantidad de horas regularesrequeridas. De lo contrario, las horas regulares de dicho día son menores. Esta lógica quedará clara con la siguiente imagen:

Ya que para la mayoría de los días tenemos más de 8 horas en la columna Total horas, entonces la columnaHoras regulares mostrará el valor 8:00, sin embargo, para el último día la condición no se cumple y por lo tanto las horas regulares serán las mismas que el total dehoras.
Calcular horas extras en Excel
El siguiente paso es calcular las horas extras y que de nueva cuenta será un condicional para saber si la columna Total horas excede el mínimo requerido. La fórmula que utilizaré será la siguiente:
=SI(F10>$B$6,F10-$B$6,0)
Si la columna Total horas no excede el mínimo requerido, entonces no hay horas extras, que para nuestro ejemplo se cumple en el último día.Observa el resultado de aplicar esta fórmula:

Obtener total de horas
Solo faltará realizar la suma de las columnas Horas regulares y Horas extras para conocer el total y poder calcular el pago. La suma es tan simple como utilizar la función SUMA. Para que Excel muestre el total de manera correcta debo utilizar el formato personalizado [hh]:mm para ambas celdas:

Si no estás muy seguro de cómoaplicar este formato te recomiendo consultar el artículo: Sumando horas en Excel.
Calcular el pago de horas
Para poder calcular el monto a pagar por las horas regulares y las horas extra es necesario convertirlas a un valor decimal que pueda ser multiplicado por la tarifa correspondiente. Para hacer dicha conversión es suficiente con multiplicar el total por 24. Si tienes duda de por qué se debe...
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