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Combinar correspondencia (I)
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) yWord se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
14.1. Conceptos previos
Cuandocombinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
[pic]Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
[pic]Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distintanaturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla declientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
14.2. Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciarcombinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
[pic]
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemosque elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
[pic]
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opcionestenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.
[pic]
[pic]
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestrosde Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir lacarpeta.
- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:
[pic]
El proceso es el mismo...
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