COMUNICACION INTERNA

Los 10 pasos para mejorar la comunicación interna en su
Empresa

Según estudios realizados durante el 2007 en América Latina, entre el 80% y
100% de los problemas de gestión tienen su origen en una mala comunicación
Interna. ¿Qué hacer si este es su caso?
Por Jorge Aguilera*
Las organizaciones que quieran ser productivas y competitivas hoy deben
Dejar de concentrarse en sus productospara fijarse en sus clientes. En ese
sentido, la comunicación aparece como el elemento dinámico que le permite a
las empresas adaptarse a las necesidades de sus usuarios
Las compañías que tengan debilidades en este sentido aparecerán frente a sus
clientes como lentas e intransigentes, e incluso para sus colaboradores como
lugares poco satisfactorios para trabajar.Mejorar la comunicaciónrequiere
entonces de varios componentes que de forma práctica pueden ser resumidos
en los siguientes 10 pasos:
1. Realice un diagnóstico de comunicaciones efectivo: este punto se
refiere a estudiar el estado actual de la comunicación en la organización, ¿qué
está pasando? En este análisis se examinan los escenarios de la comunicación
en sus procesos de gestión. Se establece el nivel de aporte dela comunicación
interna al direccionamiento institucional y se identifica el estado de
comunicación entre las áreas.
2. Mida las barreras interfuncionales: como parte de la modernización
gerencial, la organización debe aprender a identificar las barreras de
comunicación en los procesos. En este sentido, una de las mejores
metodologías es la identificación de barreras interfuncionales delsistema
Kaizen.
3. Establezca indicadores a partir del diagnóstico: los indicadores
siempre son cifras que permiten medir las acciones. De esta manera, las
labores de comunicación se pueden atar a programas de mejoramiento
continuo, a certificaciones de calidad y al Balanced Score Card, que son
mediciones basadas en los objetivos de la organización y que llevan a
establecer los datos de basepara la estrategia.
4. Realice una estrategia según los modelos de Gerencia Integral de
Comunicaciones: la teoría clásica de comunicación organizacional solo
realizaba estrategias desde el punto de vista mediático. Hoy, los modelos
contemporáneos basados en la gestión de calidad trabajan desde tres
referentes: las relaciones, los procesos y los medios. Es decir, la estrategia se
debeestructurar involucrando las relaciones entre los miembros de la
organización, los canales comunicativos y los procesos que se llevan al interior
de la empresa.
5. Construya una apropiada cultura comunicativa: es importante en este
punto que la organización verifique si su cultura comunicativa actual está
aportando al cumplimiento de los objetivos corporativos, de no ser así, será
necesarioestablecer unas brechas a mejorar a partir de la definición de
herramientas, políticas y protocolos.
6. Realice su propio mapa de competencias comunicativas: determine
un esquema que haga parte del sistema general de competencias establecidas
para cada cargo. De esta manera, no solo se podrá seleccionar el personal,
sino que además se crearán planes de formación en comunicación en caso de
serrequerido.
7. Ajuste su estrategia a los requerimientos de calidad: la comunicación
es la columna vertebral de los procesos de calidad. En este sentido, verifique
que su estrategia de comunicaciones promueva la cultura de calidad, apoye
desde la comunicación la adaptación de la organización a las necesidades de
sus usuarios y verifique que la estrategia de comunicaciones inicie un proceso
demejoramiento continuo.
8. Establezca una medición anual de las variables de comunicación:
toda organización plantea de forma tácita las variables de comunicación que
“se supone” deben tener en cuenta sus miembros a la hora de interactuar.
Estas son las variables que deben ser medidas desde el diagnóstico, y que
permitirán optimizar la gestión de la organización. Medirlas anualmente
ayudará no...