Comunicacion y capacitacion a la comunidad

Desarrollo de la Propuesta

Este proyecto tiene como objetivo lograr una comunicación interna eficaz, indispensable para la correcta implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, pero también necesaria para la participación y la consideración del empleado municipal. Asimismo, y como el vecino de una comunidad debe conocer las mejoras que el Municipio realiza para mantener y mejorar lacalidad del servicio, debiera incorporarse la Comunicación externa del SGC, haciendo especial hincapié en los medios de comunicación barriales y en la activa y eficaz comunicación con las Organizaciones Intermedias.

Identificación del Problema y Justificación

El agente cuenta en su contra con décadas de olvido, atraso y falta de consideración de sus habilidades y capacidades para ser parte delmejoramiento de la gestión.
Si bien desde la concepción del Sistema de Gestión de Calidad se ponen a disposición diferentes herramientas para participar activamente del mismo, esto no quiere decir que el empleado lo haga.
¿Por qué? Porque implica un cambio de mentalidad llevado a toda la estructura orgánica del Municipio, incluyendo tanto las áreas que certifican Normas de Calidad como las queno, considerando que no existe un mensaje claro al respecto.
La pregunta que más a menudo se hace el agente que no está incluido en el proceso de Atención al Público que certificó Normas de Calidad, es si puede utilizar las herramientas del SGC para hacer nuevos aportes, ya que las áreas externas al proceso NO RECIBIERON NINGÚN TIPO DE CAPACITACIÓN EN LAS MISMAS. Es decir, que a pesar de que todoel Municipio está inserto en el programa, la capacitación se ha visto reducida a los niveles jerárquicos y a las áreas que participan del proceso, cuando en realidad el trabajo que realiza el proceso CAU toca, directa o indirectamente, a toda la Municipalidad, y por lo tanto necesita de la colaboración de todas las áreas para poder cumplirse con éxito.
En ese mismo sentido, el vecino que utilizalos servicios del Municipio debe conocer que éste está inmerso en un SGC, con dos certificaciones externas, y que el SGC tiene herramientas que pueden ser utilizadas tanto por el vecino que viene a hacer un trámite como por las Organizaciones intermedias hacia adentro.

Objetivo General

Poner a disposición de todos los usuarios de la comunidad (empleados, contribuyentes, ciudadanos) elSistema de Gestión de Calidad como herramienta efectiva para la mejora continua.

Objetivos Específicos

Los objetivos específicos están orientados en dos focos:
1-Capacitación al empleado y al vecino.
2-Comunicación interna y externa
• Entender plenamente de qué se trata Sistema de Gestión de Calidad.
• Sensibilizar al vecino y al empleado de la Comuna en SGC.
• Favorecer la mejora continua.• Alentar el uso de las herramientas de SGC.
• Desburocratizar procedimientos de las áreas involucradas que, a partir de la implementación de SGC, han hecho más lentos sus procesos por desconocimiento de las políticas de Calidad.

Actividades

Capacitación:
a) Desde el punto de vista del empleado municipal.
• Capacitar a todo el personal municipal en Sistema de Gestión de Calidad, a travésde acciones conjuntas de la Unidad Funcional de Calidad y de la División de Capacitación Permanente.

b) A partir de las Organizaciones Intermedias
• Realizar Talleres en las Organizaciones Intermedias sobre temas específicos, tales como la mejora continua referida a los procesos de convivencia, Inteligencia Emocional, Defensa al Consumidor, etc.

Comunicación:
a. Desde el punto de vista dela Comunicación Interna
• Informar a todos los empleados por mail a través de grupos de correo los cambios que se producen en el Sistema Informático de Calidad, para que ingresen a la Intranet y actualicen sus archivos.
• Alentar en la Intranet foros de discusión de temas específicos, tales como el mejoramiento de los procedimientos, para conseguir la participación de los empleados que tengan...