Conceptualizacion y tipos de manuales

CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE MANUALES.
¿Qué es un manual de organización?

Es una herramienta administrativa que contiene información básica referente a la estructura orgánica de una Dependencia o Entidad, en el que se visualizan las funciones de sus unidades administrativas, los niveles de autoridad y responsabilidad, los puestos y sus perfiles básicos, así como las relaciones que mantienecon otras unidades u organismos externos.
Concepto:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
Comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y Sistemática la información de una organización.
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.- Manuales de Organización
2.- Manualesde Políticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido múltiple.
7.- Manuales de finanzas
8.- Manuales del sistema
Manual de Organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos detrabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidadadministrativa en particular.
Debe contener:
1.- Identificación
o Logotipo de la organización.
o Nombre oficial de la organización.
o Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
o Lugar y fecha de elaboración.
o Número de revisión (en su caso).
o Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
o Clavede la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
2.- Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o Introducción
Sección en dondese explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.
4.- Antecedentes Históricos
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambiossignificativos registrados.
5.- Legislación o Base Legal
Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos ycirculares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial)
6.- Atribuciones
Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo oinciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.- Estructura Orgánica
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es...