Conduccionde reuniones

Preparado especialmente Por Orgatec

TUTORIAL
CONDUCCIÓN DE REUNIONES
¿Cómo hacer para que las reuniones sean más efectivas?
Nota: antes de este debe hacer el tutorial de Administración delTiempo

¿Para qué son las reuniones?
Una reunión es cuando dos o más personas se juntan. Informativa. Es cuando se está entregando información a los asistentes y no se espera participación. Lacomunicación en este caso fluye en un solo sentido. Interactiva. Es cuando se espera interacción entre los participantes. Generalmente usada para discutir un tema, analizar alguna situación y sacarconclusiones. La comunicación en este caso fluye en dos sentidos. Y se usa la fórmula de la comunicación.

Actividades previas a la reunión

¿Es necesaria esta reunión? Parte I
Differential Facility. Eslo que la empresa deja de percibir como resultado de que una determinada persona o ejecutivo no esté en puesto. Es decir si, por ejemplo, un empleado administrativo deja de ejecutar un procesocomercial y eso le cuesta a la compañía US$ 5.000, eso es la differential facility de ese administrativo. Los costos de la reunión no son sólo los sueldos por hora de cada participante, sino que la suma delas “Differential Facilities” de cada uno. Por eso es que antes de convocar a una reunión, se debe estar muy seguro de su productividad. Es decir, la reunión le va a producir a la compañía más que sicada uno de esos integrantes hubieran seguido desempeñando su actividad normal.

¿Es necesaria esta reunión? Parte II
Vea si hay otra forma de lograr los objetivos que persigue. Cuando un tema esmuy complejo, es mejor investigar previamente. Cuando hay dificultades para obtener acuerdos, es mejor hacerlo entre dos personas previamente. Cuando hay temas que son personales o muy específicos, esmejor que sean tratados en privado y no en grupo.

¿Quiénes deben realmente asistir a la reunión?
Revise bien la lista de personas que piensa convocar. Si es una reunión informativa, deben...