Conformacion de las empresas

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1. Introducción
Cada empresa u organización precisan de profesionales del secretariado con unos perfiles o características distintas, cualidades, formación y experiencia que se adaptarán en gran medida a:
• Las necesidades de la organización o empresa para la que prestan sus servicios.
• Al ámbito de la misma, es decir, si es nacional o internacional.
• Al volumen de negocio y/otrabajadores.
• La política de empresa.
• A la cultura de empresa.
• Al sector al que pertenece, etc.
Por todo ello, no podemos hablar de un perfil único dentro del secretariado, aunque si que es cierto que existirán características, cualidades y conocimientos que resultarán comunes a esta profesión y que a buen seguro, todo profesional que se precie deberá aplicar en algún momento de su vidaprofesional cualquiera de los elementos que iremos describiendo a lo largo de este curso.
2. ÁReas más importantes de la empresa para el profesional del secretariado
Si hace años cualquiera que tuviese experiencia en taquigrafía y una buena dosis de pulsaciones de escritura accedía a un puesto de trabajo como secretaria, en la actualidad, las empresas son cada vez más competitivas, lo que les conllevaa una mayor inversión en tecnología y tecnologías de la información y comunicaciones (TICs), por todo ello, las empresas buscan cada vez profesionales más cualificados y versátiles y, sobre todo, con una amplia capacidad de adaptabilidad.
Entre el amplio abanico de conocimientos que complementarán la formación de un profesional del secretariado, podemos destacar los siguiente: conocimientosbásicos de economía, conocimientos básicos de contabilidad, tratamiento de la información escrita, procesos de comunicación oral (atención interna y externa), gestión de documentación y archivo, organización de agendas, organización de eventos y reuniones, planificación y organización de viajes, atención al cliente, ofimática, Internet, correo electrónico, idiomas, etc.
Es evidente que este tipo deprofesional debe ser polifacético y además, abordar una gran cantidad y variedad de tareas, no obstante, dependiendo de la organización para la que preste sus servicios, del departamento al que pertenezca, así como de otros factores, se hace necesaria una especialización y experiencia concreta que deberá llevar a cabo.
Vamos a dar unas pequeñas pinceladas de aquellas áreas más importantes yespecíficas dentro de una organización, donde el profesional, además de aportar los conocimientos y aptitudes genéricos e inherentes de su profesión, deberá también especializarse y aportar conocimientos específicos.
Área económico-financiera
Los departamentos contables o de finanzas de las organizaciones, a menudo demandan de profesionales del secretariado que colaboren en determinadas funciones dentrode los departamentos económicos-financieros. Veamos algunas de ellas:
• Colaboración en la redacción y presentación de los distintos balances, tales como: balance anual, balances de situación, balances de sumas y saldos, etc.
• Colaboración en la redacción y presentación de las cuentas de resultado de la empresa: cuentas de pérdidas y ganancias, repartos de dividendos, etc.
• Presentaciónfísica o telemática de los libros contables: libro diario, libro mayor, etc.
• Colaboración en la redacción y/o presentación de los documentos financieros de la empresa: memoria, inventarios, presupuestos, etc.
• Control del movimiento de la tesorería: cobros y pagos de cheques, letras de cambio, transferencias, etc., es decir, el cash-flow. Tareas administrativas o de gestión.
• Control de lafacturación (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.). Tareas administrativas o de gestión.
• Contratos financieros, leasing, etc.
• Gestión de impuestos o arbitrios municipales (impuesto sobre sociedades, IVA, IRPF, etc.) con los Organismos Públicos.
Un profesional que preste sus servicios dentro del área económico-financiera de una empresa, deberá contar un perfil profesional mucho...
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