Consejos prácticos para el desarrollo de las labores administrativas consejos prácticos para el desarrollo de las labores administrativas consejos prácticos para el desarrollo de las labores administrativas

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  • Publicado : 21 de febrero de 2012
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- Antes de iniciar tu trabajo diario, organízalo convenientemente para ejecutar primero el pendiente del día anterior (si lo hay), después el urgente y, por último, el ordinario.

- Planea la ejecución del trabajo: primero define que vas a hacer y después cómo lo vas a
hacer.

- Allégate el material necesario para no distra-erte nuevamente en obtenerlo.

- Calcula el trabajo que, a pesarde las interrup-ciones naturales, podrás desarrollar dentro
de un tiempo determinado y ejecútalo.

- Desarrolla tus actividades con sentido de
responsabilidad: recuerda que sólo te será aceptado el trabajo que cumpla con las condiciones de eficiencia: precisión, rapidez, economía y buen acabado.

- Evita el desperdicio del material, casi siempre ocasionado por descuido. Además delcan-sancio físico que produce la repetición de los Trabajos, representa disminución en el ren- dimiento y gastos a la empresa.

- Revisa detenidamente tu trabajo antes de darlo por concluido. No te expongas a que te sea rechazado.

- Cuida al máximo tu ortografía. Nunca escribas una palabra en la cual tengas duda, sin consultar antes del diccionario .

- Discretamente y con buen juicio,haz las enmiendas de estilo que requieran tus trans-cripciones, sin por ello variar las ideas.

- Si tú recibes la correspondencia diaria, cla-sifícala inmediatamente y distribúyela. Coloca en el escritorio de tu jefe la que le corresponda.

- Terminadas las cartas que deben enviarse, cerciórate si cada una tiene el sobre y los antecedentes, si los hay. Colócalas en una carpeta con el rubroPara firma, y pásala a tu jefe.


- Antes de retirarte de tus labores arregla con-venientemente tu escritorio, guardando el papel y los documentos en los cajones, en forma tal, que al día siguiente te sea fácil localizar lo necesario. Asimismo, cerciórate que los aparatos o máquinas eléctricas de tu oficina queden desconectados.

-Si el tiempo te lo permite, recorta de los periódicoso revistas que se consideres importante para tu jefe o para la empresa.

-Si alguna pieza de correspondencia lleva anexos, cerciórate de que estos estén engrapados a ella de introducirlos en el sobre para cerrarlo.


Principales labores administrativas



• Distribuir correspondencia o documen-tación simple o tabulada.

• Complementar formas impresas con los datoscorrespondientes.

• Integrar textos incompletos o reducir términos omitidos.

• Reducir mecanogramas o cuadros tabu- lares para limitar la extensión de sus líneas o el número de columnas. (Sistemas de márgenes escalonados).

• Tomar taquigráficamente el dictado, introdu- ciendo simultáneamente las correcciones que vayan indicándose.

• Corregir el estilo en losescritos, dentro de las cualidades de claridad, precisión, propiedad, concisión, sencillez y cortesía.

• Investigar datos para completar una infor-mación.

• Extender documentos como: recibos, letras de cambio, pagarés, carta de poder, cheques, etc.

• Clasificar, registrar y archivar documentos.

• Conocer, emplear y cuidar el material y los equipos de oficina.

• Utilizar debidamenteel teléfono: contestar y preguntar con cortesía y claridad.

• Llevar registro de todos los asuntos en trámite, para localizar con facilidad y rapidez.
Correspondencia




Literario. Este tipo de redacción es totalmente diferente del que se emplea para la correspon- dencia y depende del estilo del escritor.

Científico. Los términos empleados en este campo son específicamenterelacionados con la ciencia.

Comercial. Se emplea en el desarrollo de los negocios en las empresas mercantiles.

Familiar. Llamada también privada, solo trata asuntos familiares o sociales.

Cualidades de estilo. Claridad, precisión, propiedad, concisión, sencillez y cortesía, son normas que presiden la expresión correcta y, por tanto, invariables en cualquier tipo de...
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