constancia

GUIA DE APRENDIZAJE No. __03____
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

2. INTRODUCCIÓN

La Administración Documental brinda importantes aportes a la historia, la cultura, los hechos políticos y demás sucesos. Además de permitir una comunicación organizada y detallada, garantizando que por medio de ésta se conserven y afiancen las evidencias de las acciones realizadas en pro deldesarrollo humano.

El proceso administrativo, a nivel documental, se fundamenta en la planeación, la organización, la ejecución y el control. Este proceso permite establecer la claridad de la información y de su tránsito, organizando los documentos de forma lógica y secuencial y dando un carácter jurídico frente a los procesos de recibo, almacenamiento, descarte o recuperación de la información.Para ello, es necesario conocer el concepto de archivo, los tipos de archivo que existen y los elementos que se utilizan en la actividad archivística.


3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Es indispensable identificar que la Administración Documental en la actividad archivística es la base de la circulación de lainformación en las organizaciones, y trasciende al éxito en la toma de decisiones.

Después de haber estudiado los anteriores contenidos de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

1 Qué es un documento?
2 Qué es un archivo?
3 Cuáles son las fases del ciclo vital de los documentos?
4 A quien va dirigida la Ley dearchivos?
5 Qué es un Programa de Gestión Documental?
6 Que es un Fondo Acumulado?
7 Que es una transferencia primaria?
8 Que es una tabla de retención documental, y porque es importante?
9 Cómo sé que documentos debe guardar la entidad?
10 Qué es un soporte documental?
11 Como se conservan los documentos?
Conformar grupos y responder estas preguntas de acuerdo a sus experiencias y si tienenconocimiento y socializarlo en plenaria.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.
Leer la actividad problemica, analizarla y responder las preguntas que se plantean con el fin de brindarle una solución coherente.
3.3 Con base en los conocimientos adquiridos y apoyados en el documento que entrega el instructor resolvamos lossiguientes conceptos relacionados con la Administración Documental.
Importancia de la Administración Documental, Definición de Administración, Defina proceso administrativo y cuáles son sus elementos, Qué se entiende por Administración Documental, Finalidad de la Administración Documental, Funciones de la Administración Documental: defínalas.
Esta actividad se socializará mediante plenaria en elambiente de formación.
Concepto de Puesto de trabajo

Grupo 1-Concepto de puesto de trabajo y sus componentes: útiles, elementos y mobiliario. Herramientas Tecnológicas, Manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de documentos. Computadores, aplicativos Sotfware: Workflow, (entre otros)-Impresora de Matriz para radicación de documentos, Reloj electrónicopara radicación, fax. Escáner. Conceptos de: Usuario y Cliente; Normas de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos.

Grupo 2-Concepto de Comunicación: transmisión de mensajes, medios y canales de comunicación- Concepto de Comunicación empresarial, trabajo en equipo, características del trabajo en equipo, Concepto de: Normas Técnicas Colombianas para la elaboración ypresentación de documentos, normas de gestión de la calidad en la elaboración y presentación de documentos. Técnicas de reproducción.

Grupo 3 Concepto de: Estructura orgánico funcional de la empresa , departamentalización, cadena de mando, tipos de estructuras. -Concepto de Mensajería, Correo tradicional, políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa. Préstamo de documentos...