Contabilidad

RESOLUCION Nº 0001 DE 2007

Enero 2 de 2007

“Por medio de la cual se crea y reglamenta el funcionamiento de la Caja Menor”

El Alcalde Municipal de Ovejas, en uso de sus facultades legales y especialmente las conferidas en el Acuerdo No. 001 de Enero 22 de 2004 del Concejo Municipal de Ovejas,

CONSIDERANDO

Que se hace necesario la creación de una Caja Menor parasufragar gastos menores, urgentes e imprescindibles para el normal funcionamiento de la Alcaldía Municipal,

RESUELVE:

ARTICULO 1°. Crear el fondo de Caja Menor para sufragar gastos de menor cuantía, de la Alcaldía Municipal de Ovejas.

ARTÍCULO 2°. Fijar la suma de UN MILLON DE PESOS ($1.000.000.oo) M/CTE, como fondo fijo para la mencionada Caja Menor.

ARTÍCULO 3°. Designar al señor JUANCARLOS OLIVERA ORTEGA, identificado con Cédula de Ciudadanía No. 18.880.638, expedida en Ovejas – Sucre, quien se desempeña en el cargo de Secretario de Hacienda y Tesorero Municipal de la Alcaldía.

ARTÍCULO 4°. Establecer el siguiente reglamento administrativo para el manejo de la Caja Menor.

El funcionario responsable de la Caja Menor deberá constituir fianza o póliza de manejo a favor dela Alcaldía Municipal de Ovejas, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en la República de Colombia, cuya cuantía será por el valor de UN MILLON DE PESOS ($1.000.000.oo) M/CTE.

DEFINICIONES DE LOS RUBROS

1. Materiales y Suministros: Este rubro comprende la adquisición de bienes tangibles de consumo final o fundibles que no se requiere inventar ni son objeto dedefinición, como papel y útiles de escritorio, diskette, insumos para automotores (con excepción de repuestos), elementos de aseo y cafetería, vestuario de trabajo, escarapelas y carne, drogas y materiales necesarios para la salud pública y campañas agrícolas y educativas, y cuando exista autorización legal, gastos funerarios, incluidos los arreglos florales y los sufragios para funcionarios y susfamiliares.

2. Mantenimiento: Comprende los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles, incluyendo las llantas y los repuestos accesorios que se requieran para finalidades, igualmente contempla el costo de los contratos por servicio de vigilancia con o sin provisión de los elementos.

3. Impresos y Publicaciones: Por este rubro se puede ordenar ypagar por ediciones de formas, escritos, publicaciones, audiovisuales, revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos adquisiciones de revistas, libros y pago de avisos.

4. Comunicaciones y Transporte: Se cubre por este concepto los gastos de mensajería, correos, telégrafos, fax y otros medios de comunicación, alquiler de líneas, embalajes y acarreos de los elementos, incluye el transportecolectivo o individual de los funcionarios.

5. Arrendamiento: Pagos por concepto de alquiler de bienes muebles e inmuebles, para el adecuad funcionamiento de los organismos del orden municipal.

De los provisionales: los desembolsos adicionales que se efectúen por falta de cotización previa deben legalizarse con la presentación de la factura en un plazo máximo de 24 horas hábiles.De las prohibiciones: no se podrá realizar con los fondos de la Caja Menor las siguientes operaciones:

- Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada
- Fraccionar compras de un mismo elemento
- Efectuar cualquier pago por concepto de contratos
- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones queestablece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones
- Cambiar cheques, o cualquier otro documento valor, o efectuar préstamos.

De la apertura de los libros: el funcionario encargado de la Caja Menor procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que la afecten, indicando por cada gasto la fecha de imputación presupuestal, concepto y...